Certaines fonctionnalités d’Office 2007 permettent aux administrateurs de voir SharePoint sous un jour entièrement nouveau.
Certains de vos utilisateurs peuvent ne pas être amateurs de navigation sur l’intranet. Et, soyons honnêtes, un site SharePoint peut connaître une croissance incontrôlable et devenir ingérable au fil du temps.
Les annonces d’un département, les forums d’un autre, un billet sur le blog du PDG de la société, le dernier menu de la cafétéria, etc. Cela fait beaucoup de choses sur lequel il faut cliquer, ce qui devenir épuisant au cours de la journée.
Une des meilleures manières de ne pas être dépassé consiste à employer les options RSS Feeds et Alert Me. Vous pouvez configurer aisément chacune de ces options avec Outlook. Vous êtes peut-être également habitué aux flux RSS dans Internet Explorer. Cette approche est tout à fait envisageable. Pour accéder à ces options, sélectionnez le bouton Actions et cliquez sur View RSS Feeds. Ensuite, sélectionnez l’adresse de flux dans le navigateur et copiez-la. Ouvrez alors Outlook 2007, cliquez avec le bouton droit sur RSS Feeds, sélectionnez Add a New RSS Feed, puis collez l’adresse dans la boîte de dialogue New RSS Feed.
Le menu Actions propose aussi l’option Alert Me pour différentes listes, blogs et tableaux de discussion. Lorsqu’un nouvel événement se produit sur un site SharePoint, par exemple un nouveau billet sur un blog, vous pouvez recevoir un e-mail de notification. Ayez à l’esprit que cette fonctionnalité ne requiert pas forcément Outlook 2007, car elle est configurée dans le site SharePoint proprement dit, mais elle exige que vos paramètres de messagerie soient configurés pour le site.
Supposons que vous ayez un calendrier d’équipe ou de société SharePoint sur votre site et que vos utilisateurs souhaitent le consulter régulièrement sans passer par le site SharePoint. Rien de plus simple à configurer. Cliquez sur l’option Actions sur le site contenant le calendrier et sélectionnez Connect to Outlook. Une version utilisateur d’Outlook 2007 s’ouvre automatiquement et les deux calendriers s’affichent initialement côté à côté. Vous pouvez également décocher la case pour afficher l’un ou l’autre calendrier, ajouter plusieurs calendriers de site d’équipe dans cette section et modifier le codage de couleurs afin d’effectuer un suivi d’événements planifiés pour les jours, les semaines et les mois à venir.
Outre le fait de pouvoir utiliser ces fonctionnalités, vous pouvez aussi effectuer les actions suivantes :
• Regrouper les tâches de SharePoint, de OneNote et de Project Server dans Outlook.
• Approuver des tâches/workflows à partir d’Outlook, sans accéder au serveur SharePoint ou ouvrir des documents dans des applications Office.
• Utiliser la gestion des enregistrements de SharePoint pour les e-mails si vous travaillez avec un serveur Exchange 2007.
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