Organiser une réunion pour 3 ou 4 personnes peut déjà devenir complexe quand les agendas de chacun sont bien chargés. Cela devient un cauchemar quand il faut le faire pour une réunion de 15 personnes tout en cherchant une salle disponible.
Outlook 2007 permet de résoudre cette problématique.
4) Aide à la planification des réunions
Il faut disposer d’Exchange 2007 pour que la présentation de la fenêtre de planification de réunion soit modifiée sous la forme de la capture d’écran ci-jointe. Sinon, connecté à une version précédente d’Exchange, l’utilisateur ne voit pas de différence et devra continuer à chercher manuellement le meilleur moment pour organiser la réunion.
La fonction d’aide à la planification de réunion s’appelle Calendar Concierge et fonctionne sur le rôle CAS d’Exchange 2007. Lorsqu’un utilisateur cherche à organiser une réunion, le serveur va automatiquement lui proposer les créneaux horaires permettant d’avoir le maximum de participants et également lui indiquer la salle de réunion pouvant être utilisée (grâce à la notion de salle de réunion d’Exchange 2007). La présentation est basée sur un code couleur. Dans la fenêtre de planification, en haut à droite, le calendrier se colorie pour indiquer les journées pouvant répondre à la demande. Après avoir sélectionné la journée la plus claire (taux de réussite élevé), en dessous du calendrier, Outlook indique les plages horaires disponibles par nombre de participants décroissant ainsi que le nombre de salles disponibles. Il suffit alors de sélectionner le créneau horaire pour planifier la réunion. Voir Figure 2.
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