Archivage et gestion des documents

forme la plus simple, l’archivage des courriers électroniques est juste un référentiel de documents. La majorité des solutions d’archivage disponibles à l’heure actuelle incluent la fonctionnalité de gestion des documents, laquelle permet de stocker les données de messagerie d’une manière sécurisable, facilitant la récupération et l’exploration, ou encore autorisant l’audit. Parmi les produits d’archivage des courriers électroniques phares, citons Veritas Enterprise Vault de Symantec, Archive Manager (anciennement AfterMail) de Quest Software, ZANTAZ EAS, LiveLink ECM d’Open Text et HP StorageWorks Reference Information Storage System (RISS).

L’acquisition d’une solution d’archivage revient à acheter un coffre-fort à l’épreuve du feu pour votre domicile. Ce dernier est utile uniquement s’il contient les documents que vous souhaitez préserver. Par exemple, si vous devez présenter les documents d’achat de votre maison et qu’ils se trouvent dans le coffre-fort, le processus de recherche sera relativement simple pour vous. Si, en revanche, vous conservez ces documents et d’autres pièces importantes à d’autres endroits, vous risquez de passer des heures, voire des jours à éplucher les piles de papiers à votre bureau et à votre domicile afin d’essayer de trouver les pièces requises. Ainsi, la valeur réelle d’un système d’archivage réside dans sa capacité à simplifier et centraliser le stockage de documents importants. Le simple fait d’avoir un système d’archivage ou un coffre-fort n’est pourtant pas suffisant si vous avez de nombreux documents imprimés ou des millions de documents électroniques. Dans ce cas, il faut une fonctionnalité sophistiquée de recherche et de gestion de documents afin de les trouver le plus vite possible.

La messagerie électronique constitue un support de communications dynamique générant des volumes très élevés. Dans son étude prospective de décembre 2005, intitulée Worldwide Email Usage 2005-2009 Forecast, l’IDC estime que les courriers professionnels dans le monde en 2006 excéderont 3,5 exaoctets de données annuellement (soit environ 10 millions de téraoctets par jour). Aucune entreprise ne peut archiver la totalité de ses messages électroniques car ces données sont extrêmement dynamiques. Les données de messagerie stockées dans votre système d’archivage et à l’extérieur de celui-ci peuvent faire l’objet de la procédure d’e-discovery, comme l’illustre la figure 2. En tant qu’administrateur Exchange qui doit mettre sur pied un plan d’e-discovery pour les messages électroniques de l’entreprise, vous êtes confronté à un double défi : déplacer les données de messagerie à archiver conformément au principe de conformité vers un système d’archivage central, où elles peuvent être gérées plus directement via l’archivage et les solutions de gestion de documents d’une part et, d’autre part, gérer les données situées hors du système d’archivage au moyen d’outils d’e-discovery. Les outils d’archivage de courriers électroniques fournissent l’infrastructure pour le stockage, l’indexation et la conservation à long terme des données de messagerie, alors que les outils d’e-discovery mettent l’accent sur la recherche et la récupération de documents électroniques sur les disques durs, les serveurs et d’autres médias au sein d’un environnement donné, avec l’objectif de produire la preuve requise dans le cadre d’une information judiciaire ou autre.

Les données à l’extérieur du système d’archivage peuvent inclure des messages électroniques dans des fichiers PST sur des postes locaux ou des serveurs de fichiers, des messages sur des périphériques mobiles, des courriers électroniques stockés sur des médias de sauvegarde et tout autre périphérique ou support pouvant servir au stockage de messages. En règle générale, les administrateurs Exchange ne se concentrent pas sur l’identification des données à archiver aux fins du principe de conformité. Leur travail consiste plutôt à mettre en oeuvre les stratégies de mise en conformité décidées par une autre personne dans l’entreprise. Par exemple, le département juridique de votre société peut fournir certaines stratégies de conformité, lesquelles stipulent que « tous les courriers électroniques satisfaisant x critères doivent être archivés », et les informaticiens doivent ensuite les convertir en une mise en oeuvre technologique.

A moins que votre entreprise soit de très petite taille, il peut être extrêmement lourd de gérer des documents de messagerie tout au long du cycle de vie afin de respecter le principe de conformité. Le recours aux approches suivantes peut faciliter la gestion et l’identification des documents archivés ou non aux fins de l’e-discovery.