Comment aborder la collaboration : des étapes clés pour plus d’efficacité

Cependant la mise en place de solutions nouvelles apporte son lot de changement. Nous allons expliquer quels sont les étapes clés pour améliorer et rendre plus efficace cette nouvelle collaboration.

Remise en question ?

Très souvent lorsque que l’on met en place ou que l’on améliore des procédés de collaboration en entreprise, un sentiment de remise en question du modèle déjà établie fait surface. Celui-ci est essentiellement guidé par les nouveautés apportées ou le manque de mise en place de processus.

Dans ce cas précis, l’informatique évolue de façon très rapide et les nouveaux usages eux aussi, c’est à la DSI de sensibiliser les utilisateurs sur le gain de productivité, de temps que peut apporter ces outils. Bon nombre d’éditeurs logiciels vous garantiront qu’une collaboration efficace vous fera gagner du temps mais qu’en est-il de sa mise en place ?  La réponse par la gestion du changement.

Gestion du changement 

Dans un S.I une poignée de personnes est en mesure de connaitre la plus-value de la technologie pour améliorer la collaboration, en ce sens une sensibilisation aux nouveaux usages et à la gestion du changement doit se faire. Sa mise en place est primordiale et doit impacter dans un premier temps un comité décisionnel métier, généralement des personnes clés, qui vont évangéliser les nouveaux modes et rassurer (on pèse nos mots) le business en prouvant l’impact positif des nouveaux dispositifs.

Réfractaires

Il y a aura toujours une part de réfractaires au changement, cette population est assez mineure, mais à un pouvoir de persuasion auprès des autres collaborateurs. La clé ? Les intégrer dans le processus en premier et faire en sorte de bien leur faire comprendre les enjeux de cette nouvelle stratégie.

SI 3.0

Aujourd’hui nous sommes entrés dans une ère où la collaboration a dépassé le simple cadre de l’entreprise. Cette collaboration est devenu mobile, chaque utilisateur se retrouve avec tout un tas d’outil pour pouvoir collaborer sur tous les terrains et cela sans aucunes contraintes. L’un des challenges par rapport à la mobilité est la communication en amont sur le panel d’outil mis à disposition.  Depuis quelques années la collaboration devient Hybride. Pour les personnes interne à l’entreprise cela apporte son lot d’ouverture vers l’extérieur, pour les usagers externes cela amène une vue maitrisée l’ouverture qu’accorde l’entreprise, impliquant une collaboration étendue (interne/externe). Elle permet d’ouvrir les échanges et d’apporter une richesse collaborative supplémentaire.

L’on ne peut pas parler de collaboration sans mentionner « l’identité ». Ce composant intrinsèque à toute architecture, est devenu l’enjeu majeur des éditeurs. Facilité les usages de la façon de la plus souple possible visant à passer d’un contexte interne, puis externes et au final vers le Cloud. Nous parlons d’identité « cloudisé » permettant d’augmenter les connexions entre les applications d’entreprise (SAP, Box, Dropbox, Airwatch…). Il est important dans le cadre de cette mise en place, de sensibiliser et de fournir des scénarios d’usages pertinents pour l’utilisateur.

L’enjeu du S.I 3.0 est de cadrer et normer les nouveaux usages en dehors de la sphère entreprise. Compte tenu de toutes les possibilités offertes par le Cloud, des plans de communications, ateliers se doivent d’être présents.

Vision partagée

Bien souvent, la vision apportée par la DSI n’est pas en adéquation avec les nouveaux usages, compte tenu de l’évolution hyper rapide des technologies, et l’on ne peut pas du jour au lendemain changer toute son infrastructure pour des raisons de tendance technologique.  C’est pourquoi il est important d’avoir une vision partagée à long terme et par étapes. Prenons le cas des identités fédérées dans une architecture hybride. Ce sujet très tendance et pousser par les éditeurs apportant de nouveaux usages et de la mobilité, n’est pas simple que cela à adresser. La raison principale est potentiellement financière (Définir des tenants cloud, une population ciblé, faire du cloud B2B ou B2C, coûts par transaction, coûts par mois ….). Dans la mesure où nous sommes capables de prouver que de nouvelles infrastructures apportent de la performance et de la richesse d’entreprise, il faut y aller par étapes et « vendre » cette nouvelle vision et la partagée auprès des collaborateurs. Il est possible en voulant bien faire que l’adhésion commune n’y soit pas…

Proactivité de l’IT / Business

L’on ne fait pas un projet IT pour de l’IT, l’on fait un projet IT pour répondre à des problématiques Métiers (Business). La collaboration est avant tout une affaire de communication. Mettre en place une infrastructure collaborative très complexe pour la beauté de son architecture est qui est sous-exploité par le métier est un échec total. La clé ? Des échanges subtils avec les personnes clés du métier doivent se faire sans quoi des frustrations et du boycott peuvent survenir.

Conclusion

Nous venons de voir que la collaboration est un enjeu sur plusieurs niveaux. Nous sommes en mesure de dire que ce qui fait la collaboration d’entreprise d’aujourd’hui est poussée et calquée sur les usages qu’on les utilisateurs en dehors de l’entreprise. Et cela est d’autant plus flagrant que les éditeurs poussent dans cette direction.  Les entités métiers doivent être la première cible de la plus-value de cette nouvelle collaboration. Il est évident que l’efficacité de la collaboration passe par une communication et une sensibilisation avant, pendant et après.