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Gérer des informations au sein des Dossiers Publics

Tech - Par iTPro - Publié le 24 juin 2010
email

Lors de la création d'un dossier public, un type de contenu doit être défini. Par défaut, un dossier contient des ‘éléments courrier', mais d'autres informations prédéfinies au sein de formulaires peuvent y être placées (calendrier, contacts notes…). Cela permet par exemple la mise en place de planning partagé pour la

Gérer des informations au sein des Dossiers Publics

gestion des
salles de réunion ou de ressources matérielles
comme les videoprojecteurs.
Une autre application de partage des
données au sein des dossiers publics
consiste à  placer des contacts en commun
au sein du dossier public de
contacts. Cela permet un partage et surtout une mise à  jour de ces informations
de manière conviviale. Une
seule mise à  jour permet à  l’ensemble
des utilisateurs de disposer des nouvelles
coordonnées d’un client ou d’un
collaborateur. La recherche restant
possible sur les dossiers publics, cette
solution peut constituer la base d’un
annuaire pour un service ou une entreprise
de taille petite ou moyenne.
Les dossiers publics peuvent aussi
contenir des documents Office qui
sont ainsi automatiquement classés et
mis à  disposition des utilisateurs autorisés.
Cette forme de partage existe le
plus souvent sous la forme d’un partage
de fichiers au sein des entreprises.
Mais l’usage de dossiers publics présente
plusieurs avantages. Les dossiers
publics peuvent être répliqués sur plusieurs
serveurs dans le cas d’une architecture
Exchange distribuée sur plusieurs
serveurs au sein de l’entreprise.
Cela présente une forme de redondance
et de sécurité pour ces informations.
Les dossiers publics peuvent être
indexés pour faciliter la recherche d’information,
mais attention car cette
fonction est grosse consommatrice de
ressource CPU, mémoire et disque.
Enfin, et c’est certainement le plus important,
l’accès aux informations
contenues au sein des dossiers publics
s’effectue au travers des mêmes
moyens de communication que ceux
utilisés pour la messagerie. Cela signifie
qu’il est possible d’accéder à  distance
aux informations des dossiers
publics depuis un client Outlook distant
: par exemple l’accès WEB OWA
avec un navigateur Internet ou encore
en utilisant un client Outlook 2003 distant
avec RCP over http. Une autre option
intéressante des dossiers publics
est l’utilisation de dossiers modérés
qui permet de laisser à  plusieurs personnes
la responsabilité de revoir
chaque document proposé dans le
dossier public afin de la valider pour le
rendre accessible aux autres personne
autorisées à  accéder au contenu du
dossier public. Ainsi des documents légaux
ou juridiques devront être validés
par le service compétent avant d’être
publiés sur les dossiers publics. Il est
aussi possible d’affecter une ou plusieurs
adresses de messagerie
(adresses email) à  un dossier public et
des règles de gestion des messages
peuvent être appliquées à  un dossier
public. Cela signifie qu’un dossier public
peut aussi être utilisé comme boîte
aux lettres partagée au sein d’un service
en y affectant des adresses génériques
comme ventes@societe.com,
contacts@societe. com ou encore support@
societe.com. Cette approche
permet ensuite à  plusieurs personnes
de prendre en charge, gérer et traiter
ce type de message et aussi de répondre
en utilisant l’adresse du dossier
public avec la fonction ‘envoyé en
tant que’. L’application de règles au
sein des dossiers publics permet de
mettre en place des systèmes de réponses
automatiques en fonction de
mots clés contenus dans le sujet du
message par exemple ou encore de
transmettre automatiquement une copie
du message vers un ou plusieurs
destinataires spécifiques sans avoir eu
à  communiquer leurs adresses de messagerie.

Le travail collaboratif est donc intégré
de manière native au sein d’Exchange
2003 et les différentes options
et solutions technologiques mises en
place au sein de ce produit sont trop
souvent inexploitées. Les dossiers publics
sont un outil puissant et qui peut
facilement être adapté aux besoins de
la plupart des groupes de travail, à 
condition de bien définir au départ les
besoins afin de construire l’architecture
la mieux adaptée en fonction des
besoins des utilisateurs.

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Tech - Par iTPro - Publié le 24 juin 2010