Le mode « cache Exchange » a été créé pour deux raisons :
- Réduire les charges serveur et client : lorsque le mode « cache Exchange » est activé, l'ensemble des messages sont extraits une seule fois du serveur Exchange pour être copiés dans le cache sur client (OST).
L’utilisateur d’Outlook 2003 lit ses messages en interrogeant ce cache Outlook, et non le serveur. Par conséquent, la charge liée à la multiple lecture du même message n’impacte plus la charge du serveur. De même, l’annuaire Exchange est régulièrement synchronisé sur le poste de travail utilisant Outlook 2003. Quand l’utilisateur interroge l’annuaire pour visualiser les coordonnées d’un destinataire (adresse, numéro de téléphone, fonction…), il envoie cette requête vers l’annuaire local. De même, lors de la composition d’un message électronique, la résolution du nom du destinataire se fait en utilisant l’annuaire local. Les serveurs d’annuaire (Catalogue Global) ne reçoivent donc plus de requête de ce type.
Rendre plus transparent la qualité du réseau reliant le client Outlook et le serveur Exchange : en mode « cache Exchange », l’utilisateur d’Outlook 2003 communique essentiellement avec le fichier OST. Ceci est le cas notamment pour la lecture des informations présentes dans sa boîte aux lettres (messages, calendrier, notes…) ainsi que pour la création de nouveaux messages. Par conséquent, quand le réseau reliant le client Outlook et le serveur Exchange n’est plus disponible, l’utilisateur ne s’en rend pas directement compte. Pendant cette coupure, l’utilisateur verra en bas à droite du client Outlook, que le client est passé en mode déconnecté, ce qui ne l’empêchera pas de continuer à lire les messages déjà synchronisés dans le cache ainsi que de composer de nouveaux messages puisque l’annuaire est aussi synchronisé. Les seules actions que l’utilisateur ne pourra effectuer seront les interrogations des informations qui n’appartiennent pas uniquement à l’utilisateur telles que les dossiers publics, les boîtes aux lettres des autres utilisateurs ainsi que les plages libres et occupées nécessaires à la planification d’une réunion. Lorsque le réseau sera à nouveau disponible, la reconnexion du client Outlook 2003 sera automatique sans intervention de l’utilisateur.
Les entreprises déploient de plus en plus de réseau sans fil. Ces réseaux permettent aux utilisateurs de disposer d’une connectivité aux données de l’entreprise quel que soit le lieu où ils s’installent. Mais cette connectivité peut être perdue temporairement lorsque l’utilisateur se déplace avec son portable d’un étage à l’autre par exemple. Outlook 2003 basculera automatiquement du mode connecté/déconnecté/connecté lors de cette perte momentanée de liaison réseau sans aucune intervention de l’utilisateur ni perturbation dans son travail.
Cette transparence de qualité réseau n’intervient pas uniquement lorsque le réseau est indisponible, mais également lorsque le réseau est de faible débit ou encombré. Avec les anciennes générations de clients Outlook, même si les utilisateurs étaient reliés aux serveurs Exchange par un réseau haut débit, ces utilisateurs pouvaient manifester un mécontentement lorsque le réseau était saturé car les temps d’ouverture des messages pouvaient devenir très long. Le mode « cache Exchange » d’Outlook 2003 permet dans la majorité des cas, de cacher une lenteur du réseau. En effet, quand un message arrive dans la boîte aux lettres d’un utilisateur, le client Outlook 2003 synchronise ce message dans son cache en temps masqué. Quand l’utilisateur désire lire ce nouveau message, il y a une très forte probabilité pour que le message soit déjà synchronisé dans le cache. Donc, même si le message a mis du temps à arriver dans le cache parce que le réseau était saturé, l’ouverture réelle de ce message par l’utilisateur ne sera pas affectée par la piètre qualité du réseau. Le seul cas où cette lenteur du réseau sera directement visible de l’utilisateur est quand un gros message arrive dans la boîte aux lettre, que l’utilisateur désire le lire avant même que le client Outlook 2003 ait effectué la synchronisation dans son cache. Dans ce cas, l’utilisateur ne bénéficiera pas du temps masqué et devra réellement attendre que le message soit transféré depuis le serveur.
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