Les apports aux utilisateurs d’un stockage centralisé

et de bénéficier d’une recherche élaborée sans avoir à gérer les différents dossiers.
D’autre part, l’automatisation de la fonction d’archivage va éviter à l’utilisateur de devoir créer et gérer lui-même le nettoyage de sa boîte aux lettres lorsque la taille maximum autorisée sera atteinte. En fonction de la richesse fonctionnelle du produit retenu, les impacts sur les méthodes de travail des utilisateurs seront plus ou moins forts. Il faut préférer de manière générale les produits qui s’intègrent de manière automatique au sein du client Outlook et qui effectuent les tâches au niveau des serveurs Exchange.
Si pour l’archivage tout peut être facilement automatisé au niveau des serveurs, il faut permettre aux utilisateurs de pouvoir rechercher facilement un document archivé. Les solutions proposées par les éditeurs sont là aussi variées. On trouve, soit une interface intégrée à Outlook, soit une application externe.
Dans ce dernier cas, l’éditeur propose une interface accessible depuis un navigateur Internet, mais dans ce cas il conviendra d’être vigilant sur l’aspect de la sécurité et de la confidentialité des données. Mais dans ce type d’archivage, il se pose toujours le problème de l’archivage légal, car il n’y a dans ce cas, aucune garantie de la conservation et surtout de la non-altération du contenu des messages. Pour cela, il suffit de disposer d’un mode de stockage conforme aux législations en vigueur. La plupart des solutions d’archivage permettent l’utilisation de supports variés comme des Worm, ou encore des technologies de stockages sécurisés avec marquage temporel (Time- Stamp) et clé de vérification de l’intégrité. Il suffit donc de pouvoir définir au sein des règles du moteur d’archive qui indique que lors de son arrivée ou de son départ, les messages sensibles sont automatiquement envoyés sur une boîte aux lettres spécifique qui est automatiquement archivée sans délai d’attente.

Mais attention, lors de la mise en place de ce type de solution, il faudra être capable de relire et d’ouvrir le document en question. L’évolution des outils, logiciels et technologies aidant, cette opération n’est pas toujours évidente.
Avez-vous déjà essayé d’ouvrir un ancien document au format ‘Multiplan’ ou ‘Wordperfect ‘ ?

Comme le montre ce dossier, il est possible de dissocier les deux problématiques de l’archivage légal et de la gestion des archives pour les utilisateurs. Mais il est plus intéressant de mettre en place une solution commune qui permet de répondre aux contraintes légales en stockant, après filtrage, les archives concernées sur des supports adaptés d’une part et en stockant les archives classiques sur des supports peu coûteux.
Cette solution est bénéfique pour les utilisateurs qui dispose ainsi d’un outil de gestion de leurs documents de messagerie et aussi bénéfique pour l’entreprise qui diminue ainsi rapidement le prix de revient de chaque boite au lettres.
Ce retour sur investissement se situe au niveau des stockages sur les serveurs, au niveau des sauvegardes, au niveau du support aux utilisateurs. Coté sécurité aussi, la mise en place d’un archivage Exchange permet de ne plus autoriser la création de PST, ce qui assure une centralisation des données sensibles de l’entreprise.