Nouveautés concernant les serveurs UM (Messagerie Unifiée)

Recevoir leurs messages vocaux dans la messagerie Exchange sous forme d’une pièce jointe attachée à un message,

Apparu pour la première fois avec Exchange 2007, le rôle UM d’Exchange 2010 se voit attribuer de nouvelles fonctionnalités.

Avant de parler de ces nouveautés, il faut noter que la réception de FAX a été supprimée d’Exchange 2010. En effet, après les retours des entreprises, l’équipe produit a constaté que les entreprises demandent à ce que le même système de FAX puisse recevoir mais également envoyer des FAX. L’équipe de développement a donc choisi de ne pas continuer les développements autour du FAX pour se rapprocher d’éditeurs spécialisés afin de faciliter l’intégration d’outils tiers, qui eux, répondent à l’ensemble des besoins des entreprises en matière de gestion des FAX.

Message Waiting Indicator (MWI)

Actuellement, sous Exchange 2007, quand un utilisateur reçoit un message vocal, il n’est averti de l’arrivée de ce message vocal qu’après consultation de sa boîte aux lettres. Pour que la célèbre lumière rouge s’allume sur les téléphones fixes de bureau, les architectes de la messagerie sont obligés de mettre en oeuvre un logiciel tiers, coûteux, utilisant MWI. Cette fonction MWI est nativement disponible dans Exchange 2010.

Il est également possible avec Exchange 2010 de prévenir l’utilisateur qu’il a reçu un nouveau message vocal dans sa boîte aux lettres Exchange en lui envoyant un SMS. Cette fonction est bien entendu utile que si l’utilisateur ne dispose pas d’un PDA car, sur un PDA utilisant ActiveSync, le message vocal sera synchronisé en même temps que les autres messages de la boîte aux lettres Exchange. De plus, si le PDA fonctionne sous Windows Mobile 6.5, les messages vocaux synchronisés avec Exchange 2010 ne seront plus identifiés comme de simples messages électroniques avec pièces jointes, mais comme de vrais messages vocaux avec leur menu spécifique.

Il faut noter également, tant que nous parlons de messages vocaux, que ceux-ci sont désormais stockés par défaut au format MP3 afin d’être compatibles avec le maximum d’environnements ; le format WMA reste disponible en option.

Speech to Text

D’accord, jusqu’à maintenant, vous allez me dire que s’il n’y a que le MWI qui apparaît dans Exchange 2010 UM, ce n’est pas la révolution. C’est vrai, vous avez raison, quoi que cette fonction MWI est très demandée dans les entreprises. Mais voici la vraie nouveauté du rôle UM : le « Speech to Text ».

Kesako ? Exchange 2010 est capable de transcrire un message vocal en message écrit. Concrètement, quand le serveur UM reçoit un message vocal à traiter, avant de l’envoyer en pièce jointe à l’utilisateur final, il ajoute dans le message électronique, une transcription écrite du message vocal. Cette transcription ne sera réalisée que si le serveur UM a le temps de le faire. En effet, en matière de fonctionnalités d’un point de vue utilisateur, le plus important est de délivrer le message vocal au destinataire. Par défaut, le serveur Exchange 2010 UM dispose de 5 minutes pour réaliser la transcription. S’il n’y arrive pas à cause du fait qu’il est trop chargé, il ne fera pas cette transcription mais enverra quand même le message vocal.
Le résultat de la transcription n’est pas garanti comme exact ; il a pour but de rapidement pouvoir prendre connaissance du contenu du mes sage vocal sans pour autant l’écouter (fonctionnalité pratique lorsque l’on est en réunion ou dans un environnement bruyant). Cette transcription sera disponible en 5 langues, dont le Français, à la sortie de produit, puis en 27 langues, 120 jours après la disponibilité du produit.

Protection des messages vocaux

Les messages vocaux peuvent être protégés afin qu’ils ne puissent être lus que par le destinataire ou qu’ils ne puissent pas être transférés. Cette protection est configurée par l’administrateur afin qu’elle s’active sur l’ensemble des messages, uniquement sur les messages privés, ou sur aucun message. La protection est apportée par la fonction RMS du serveur Windows (ce sujet sera abordée dans la troisième partie de l’article, à paraître dans deux mois).

Répondeur personnalisé

La dernière nouveauté concernant le rôle UM permet aux utilisateurs de gérer leur propre répondeur téléphonique. De nombreuses configurations sont disponibles dont voici deux exemples :

• Faire écouter un message d’accueil différent en fonction de l’heure d’appel ; le créneau horaire pouvant être basé sur l’état des rendez-vous dans le calendrier ou sur le fait que le destinataire a activé son avis d’absence de bureau.
• En fonction du numéro de téléphone de l’appelant, faire écouter un menu qui ne sera disponible que pour cet appelant. Par exemple, il est possible de configurer que les appelants classiques ne peuvent que laisser un message vocal, sauf le manager qui lui, a le choix de laisser un message vocal ou transférer l’appel vers un numéro préprogrammé par l’utilisateur.