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Réunions virtuelles interactives (2)

Tech - Par iTPro - Publié le 24 juin 2010
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En général, on utilise cette fonction lors d’une présentation à un grand nombre de personnes simultanées afin d’éviter une cacophonie générale et de perdre le contrôle de la présentation. Les participants peuvent par cette fenêtre ou en utilisant le bouton « commentaire » en haut à droite de la fenêtre

générale, indiquer un problème à destination de l’organisateur comme le fait que la communication est inaudible, qu’il faut aller moins vite ou qu’il a besoin d’aide.

• La fenêtre « Q & A » permet aux participants de poser des questions pendant la conférence. L’organisateur verra la liste des questions posées et pourra y répondre au fil de l’eau ou en fin de présentation. L’organisateur peut trier les questions par participant, les supprimer, ou encore y répondre en privé (uniquement à destination de la personne qui a posé la question) ou publiquement (question et réponse visible de l’ensemble des participants à la réunion).

Les participants ne verront les questions qu’après réponses de la part de l’organisateur.
• La fenêtre « Audio et Vidéo » permet de visualiser la personne active. Une personne est dite active lorsque le système a détecté qu’elle parle (d’où l’intérêt de pouvoir couper le micro des participants quand il y a trop de monde).
• La fenêtre « Enregistrements » sert à gérer l’enregistrement de la session Live meeting. L’organisateur a le choix d’enregistrer les données, la voix, la vidéo ainsi que la vue panoramique dont nous allons parler un peu plus loin. L’enregistrement peut être stocké sur le poste de travail de l’organisateur (défaut) ou sur un partage réseau afin que les personnes puissent visualiser la session en différé.

Par exemple, elle peut être mise à disposition sur un site Microsoft Office Sharepoint qui contiendra l’ensemble des sessions Live Meeting liées à un projet. L’enregistrement d’une session se déroule en deux parties : la première est un enregistrement en direct sur l’espace de stockage qui demande environ 640 Mo par heure. La seconde partie est un post traitement qui compresse ce qui a été enregistré en direct pour ne demander plus que 160 Mo par heure en moyenne.
• Enfin, la fenêtre « Réunion » permet de visualiser l’adresse SIP de la réunion et son code d’accès afin de pouvoir être communiqué à un participant en cours de session, sans pour autant lui envoyer un message électronique. Cette fenêtre permet également de mettre fin à la session live meeting. Voir Figure 5.

Pour participer à une session Live Meeting, il faut obligatoirement disposer du client Live Meeting sur son poste de travail. Etant donné qu’il est possible d’organiser des sessions publiques, vous n’avez pas moyen de savoir si vos interlocuteurs disposent de cette console. Pour répondre à ce problème, lorsqu’un utilisateur reçoit une invitation à une session Live Meeting, cette invitation contient deux liens permettant de télécharger la console. Ces liens peuvent être personnalisables et par défaut, les deux liens pointent vers le site office.microsoft.com qui contient la dernière version de la console Live Meeting.

L’invitation contient également deux liens vers les supports techniques en cas de problème de connexion. Comme pour le téléchargement, par défaut, les deux liens dirigent l’utilisateur vers le site de support public de Microsoft, mais vous pouvez personnaliser ces liens pour que le lien interne pointe vers l’intranet du support de votre entreprise. En ce qui concerne la capture d’écran prise pour cet article, elle a été réalisée avec une version beta du produit d’où un mixte de Français et Anglais dans le texte d’invitation.

Une session Live Meeting peut également être planifiée à partir d’un site Web (sans utilisation d’un client Microsoft Outlook). Vous pouvez télécharger la console « Office Communication Server 2007 Web Scheduler ». Cette console Web permet de :
• Planifier, voir, modifier et supprimer une conférence Live Meeting,
• Envoyer des invitations de type email à de futurs participants
• Joindre une conférence

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Tech - Par iTPro - Publié le 24 juin 2010