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SharePoint et la publication dans Office Sharepoint

Tech - Par iTPro - Publié le 24 juin 2010
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Les espaces de travail de document constituent un type spécial de site d’équipe WSS, dont le rôle principal est prendre en charge la mise à jour et la republication de documents présents dans une bibliothèque de documents standard. Au sein des espaces de travail de document, plusieurs auteurs peuvent travailler

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sur des copies locales de documents. Chaque copie locale est ensuite refusionnée dans une copie principale destinée à la republication. Cette prise en charge est intégrée uniquement dans les applications Office 2003.

Ce type d’espace de travail de document n’est pas indispensable pour mettre à jour un document, mais il gère le processus d’actualisation, en particulier si vous souhaitez que plusieurs personnes fournissent des mises à jour et des données, telles que des liens, tâches et événements contribuant au processus en question. Vous pouvez préparer un espace de travail de document à partir du navigateur ou d’une application Office 2003. Une copie du document de travail est placée dans l’espace et le document se souvient de son emplacement source, de sorte qu’il est republié vers cet emplacement. De surcroît, l’emplacement de l’espace de travail de document est enregistré dans l’en-tête du document, de sorte que des modifications peuvent être effectuées hors ligne et localement, puis être fusionnées dans la copie principale au niveau de l’espace de travail de document.

Une autre approche peut être employée pour préparer les espaces de travail de document et elle met parfaitement en lumière leur vocation. Si vous travaillez dans un environnement d’équipe, vous avez probablement attaché un document à un message électronique donnant des instructions du type « Veuillez examiner ce document et m’envoyer vos mises à jour. Je regrouperai tous les éléments afin de reproduire une copie principale ». Avec Outlook 2003, vous pouvez désormais choisir de créer une pièce jointe partagée, ce qui décuple l’efficacité de cette tâche d’équipe, en particulier si vous attachez des fichiers Office 2003, par exemple une feuille de calcul Excel ou un document Word. (Si vous n’utilisez pas de pièce jointe Office 2003, vous n’aurez pas de mises à jour automatiques subséquentes de la copie principale à partir des copies locales, une fonctionnalité présentée dans le paragraphe suivant.) La figure 2 illustre l’option Shared attachments (Pièces jointes partagées). La création d’une pièce jointe partagée prépare dynamiquement un espace de travail de document et les destinataires du message électronique sont ajoutés en tant que membres de l’espace de travail. Avant l’envoi du message, une copie principale de la pièce jointe locale est stockée dans la bibliothèque de documents mise en service au sein de l’espace de travail. La seule modification apportée à la pièce jointe locale est l’ajout de l’emplacement de la copie principale dans l’en-tête. Cette modification n’affecte pas la remise normale du courrier.

Lorsque les destinataires ouvrent la pièce jointe locale, l’application Office 2003 sous-jacente (par ex., Excel, Word) offre la possibilité de récupérer les mises à jour à partir de la copie principale et d’appliquer à cette dernière toutes les modifications apportées à la copie locale. Ainsi, vous pouvez modifier votre copie locale hors ligne, en sachant que vos changements seront appliqués au niveau du document principal dès que vous serez de nouveau en ligne. La vérification des conflits est prise en charge, avec une résolution automatique ou manuelle possible des conflits. Si, par exemple, vous êtes la dernière personne à ouvrir le message électronique original, vous pouvez immédiatement récupérer toutes les mises à jour apportées entre temps par d’autres membres, d’où la perspective d’être immédiatement à jour par rapport aux saisies de tous. La figure 3 montre la vérification des conflits en action.

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