Sites et Collection de sites

Deux scenarii sont envisagés :
• une collection de sites avec autant de sous sites qu’il y a de projets ;
• une collection de sites par projet. Avant d’approfondir la question, quelques rappels de concepts s’imposent.

Concepts Sharepoint
Voici une liste des fonctionnalités disponibles au niveau d’une collection de sites :
• Propriétaires principal et secondaire
• Administrateurs de la collection de sites
• Galerie des modèles de sites
• Groupes inter sites
• Attribution de l’espace de stockage (statistiques)
• Gestion des verrous et quotas
• Mécanisme de création de collections de sites à partir de l’index des sites au niveau portail avec positionnement direct de listing dans des zones
• Annuaire des sites au niveau portail (pour indexation)
• Mécanisme de confirmation d’utilisation et de suppression automatique des collections de sites Sharepoint
• Sauvegarde et restauration (outil stsadm)
• Base SQL : une collection de sites se trouve sur une base SQL et une seule

Toutes les autres fonctionnalités sont hébergées au niveau de chaque site que ce soit le site racine ou les sous sites. Une collection de sites répond aux besoins suivants :
• Fournir un lieu de travail collaboratif pour une communauté de personnes donnée
• Fournir un lieu de stockage centralisé et de gestion documentaire pour une communauté de personnes donnée

Nous constatons ainsi que le dénominateur commun est ici la "communauté de personnes". Celle-ci détermine la création de la collection de sites car en découle :
• Les permissions associées ;
• Les intérêts communs de partage d’informations ;
• Le sujet ou les sujets dont les documents et éléments de liste vont traiter.

La collection de sites n’est pas conçue pour pouvoir héberger une quantité trop importante de données. En témoigne notamment l e s limitations types décrites sur le site du support Microsoft.

Comparaison des scenarii Vous trouverez un comparatif entre les deux scenarii listant les avantages et inconvénients respectifs. Voir Tableau 6.

Bilan Nous voyons dans le tableau 6 que des avantages sont présents pour les deux scenarii.

En raisonnant globalement, appliquons les besoins de travail collaboratif sous Sharepoint au cas de sites de type gestion de projets (scénario très classique dans le cas de site Sharepoint) par exemple.

On peut tout d’abord souligner que la réponse dépend du type de projet qui va être implémentés :
• Les projets simples ont peu de volumétrie et d’acteurs et ont de faible besoin en terme d’architecture ;
• Les projets importants ont une forte volumétrie et un nombre importants d’acteurs et nécessitent éventuellement la création de sous sites pour la MOA (Maîtrise d’ouvrage) et la MOE (Maîtrise d’oeuvre) par exemple.

Chaque projet a une communauté d’utilisateurs différents. De plus, pour tous les projets, les animateurs pourraient être amenés à utiliser les fonctionnalités avancées de création de sites telles que :
• Création d’un site de travail sur un document à partir d’une bibliothèque de document ou de Word 2003
• Création d’un site de réunion à partir d’une liste d’événement ou d’une invitation Outlook 2003

De ce fait, l’arborescence peut devenir très complexe avec des sous niveaux sous le site projet. Dans le cas du scénario 1 d’une seule collection de sites, nous arrivons au minimum à trois niveaux de sites voire quatre si l’on souhaite par exemple créer un sous site dédié à la MOE et des sous sites de réunion MOE par exemple.

Enfin, afin de conserver une cohérence entre les sites de projets simples et les sites de projet complexes, il est préférable d’utiliser la même stratégie de création.

Les améliorations Voici quelques propositions d’améliorations au niveau de la gestion des sécurités et de la collection de sites.

• Ajouter un lien gérer les groupes inter site et gérer les groupes de sites au niveau de chaque site ;
• Faire un tableau dynamique centralisant l’ensemble des droits positionnés au niveau de la collection de sites, des sites, des listes et bibliothèques pour permettre un audit et des actions de paramétrage à partir d’une seule interface ;
• Ajouter un bouton de sélection des groupes inter sites et des groupes de domaines au niveau des groupes de sites ;
• Lister à la demande les membres d’un groupe de domaine ;
• Ajouter un bouton de sélection de groupes de domaines et utilisateurs au niveau des groupes inter sites.
• Mécanismes de maintien à jour des groupes de domaine (notion de groupe dynamique que l’on retrouve dans l’Active Directory 2003)