Toujours plus

déterminer la quantité d’espace consommée, vous pouvez recourir à la console MMC (Microsoft Management Console) Gestionnaire Système Exchange dans un environnement Exchange 2003 ou Exchange 2000. Dans un environnement Exchange 5.5, vous pouvez faire appel à l’Administrateur Microsoft Exchange (Microsoft Exchange Administrator). Les deux outils signalent l’utilisation du stockage en octets pour chaque boîte aux lettres. Ils permettent aussi d’exporter les données vers un fichier CSV (comma-separated value), téléchargeable pour analyse dans Microsoft Excel ou Microsoft Access. Le tableau 1 présente les procédures d’utilisation de ces outils.

Par le passé, il était considéré comme pertinent de définir des quotas pour les boîtes aux lettres car cela permettait de contrôler la croissance des fichiers de la banque d’informations. Cette pratique incitait les utilisateurs à gérer leurs boîtes aux lettres et à supprimer les éléments inutiles. Dans nombre de cas, cette approche les encourageait aussi à déplacer les éléments vers des fichiers PST (Personal Folder Store).

Avec le temps, le coût du stockage sur disque n’a cessé de baisser et Exchange a évolué vers la prise en charge de plusieurs bases de données, les utilitaires d’archivage et de stockage secondaire devenant alors monnaie courante. Tous ces facteurs ont créé une dynamique de relèvement des quotas des boîtes aux lettres. Si vous envisagez de le faire, il faut prendre en compte l’incidence possible de ce relèvement sur le système de messagerie, mais aussi sur d’autres parties de l’organisation. Par exemple, si vous envisagez d’augmenter les quotas du fait du recours au mode mis en cache d’Outlook 2003, il faut prévoir une utilisation de plus d’espace sur les lecteurs locaux des ordinateurs afin de refléter les éléments sur le serveur. Votre stratégie concernant le matériel et les sauvegardes risque d’entraîner un accroissement de la durée de vos sauvegardes et restaurations, ainsi que du nombre de supports nécessaires.

Le fait d’avoir plus de quotas peut être avantageux pour les utilisateurs et les administrateurs. Les premiers seront ravis car ils n’auront plus besoin d’enregistrer les éléments dans des fichiers PST, puis d’explorer ultérieurement de nombreux référentiels pour retrouver les données dont ils besoin. De leur côté, les administrateurs seront tout aussi satisfaits car les fichiers PST peuvent devenir un « casse-tête ». En effet, lorsque les utilisateurs déplacent les éléments vers des fichiers PST, ces derniers doivent être stockés quelque part, généralement sur les lecteurs locaux ou sur des serveurs de fichiers réseau. En local, ces fichiers peuvent constituer une gêne lorsque les administrateurs doivent recréer l’image d’un PC afin de résoudre un problème ou de mettre à niveau le matériel. Si un utilisateur possède plusieurs gigaoctets de fichiers PST, l’administrateur doit les localiser, les sauvegarder puis les restaurer. Cette tâche peut durer des heures et le risque de perdre des données augmente. Les fichiers PST stockés sur les serveurs de fichiers réseau peuvent aussi être source de problèmes. Comme ces fichiers sont individualisés, les administrateurs ne peuvent tirer parti du stockage à instance unique. Il convient de prendre ces aspects en compte lorsque vous discuterez avec les utilisateurs et la direction de votre stratégie de stockage dans le nouvel environnement.