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Utilisation des workflows prédéfinis de SharePoint

Tech - Par iTPro - Publié le 21 septembre 2010
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Si vous êtes un habitué de SharePoint 3.0, vous savez qu’il est possible de créer un workflow à trois états, mais que cela nécessite un peu de travail. Lors du développement de SharePoint 2007, Microsoft s’est fixé, entre autres, comme objectif de faciliter l’utilisation des workflows et il en

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a prédéfini deux, ainsi que différents modèles associés.

Pour bien débuter Avant de voir comment utiliser les workflows prédéfinis, il faut vérifier que les workflows sont activés pour la collection de sites SharePoint. Pour ce faire, ouvrez la console SharePoint Central Administration, puis cliquez sur l’onglet Application Management. Cliquez ensuite sur le lien Workflow Settings figurant dans la section Workflow Management. Un écran similaire à celui de la figure 1 apparaît. Assurez-vous que les workflows sont activés et cliquez sur OK.

Application d’un workflow prédéfini Nous allons maintenant examiner les workflows prédéfinis disponibles dans SharePoint 2007. Ouvrez une bibliothèque de documents et cliquez sur l’icône Properties d’un document. SharePoint affiche un certain nombre d’options associées. L’écran visible est similaire à celui de la figure 2. Cette figure présente deux workflows prédéfinis, intitulés respectivement Approval et Collect Feedback. Pour voir leur fonctionnement, cliquez sur l’icône Approval afin d’ouvrir un écran similaire à celui de la figure 3. La figure 3 présente le workflow Approval prédéfini.

Nous allons l’utiliser pour stipuler que le document sur lequel nous avons cliqué précédemment nécessite une approbation. Toutefois, pour exiger cette approbation, il faut fournir certaines informations à SharePoint. La première chose à préciser est l’approbateur désigné pour le document. Le moyen le plus simple de procéder est de cliquer sur le bouton Approvers et de saisir le nom de la personne correspondante. Lorsque vous appuyez sur Entrée, SharePoint recherche l’utilisateur demandé dans Active Directory.

Une fois l’utilisateur affiché, cliquez sur le bouton Add, puis sur OK. Ayez à l’esprit qu’il n’est pas nécessaire de vous limiter à un seul approbateur. Vous pouvez saisir plusieurs comptes utilisateurs, voire spécifier un groupe. La prochaine étape consiste à cocher la case Assign a Single Task to Each Group Entered. SharePoint peut ainsi informer l’approbateur désigné qu’il a reçu un document nécessitant son approbation.

Immédiatement sous cette case à cocher se trouve une zone, dans laquelle vous pouvez saisir un message à l’attention de l’approbateur. L’option Due Date est la prochaine disponible. Cette option se fonde sur l’idée que la plupart de vos utilisateurs ont probablement un délai maximum pour la soumission d’un document. La définition d’une date d’échéance permet à l’utilisateur de préciser cet aspect à l’approbateur. Si ce dernier n’a pas approuvé le document dans le délai imparti, il reçoit automatiquement un e-mail de rappel à la date butoir indiquée.

La dernière option disponible sur l’écran est Notify Others. Elle vous permet d’informer d’autres utilisateurs de l’entreprise que le document a été transmis pour approbation, sans pour autant leur affecter une tâche. Une fois les différentes options renseignées, cliquez sur le bouton Start pour lancer le workflow.

Rien de spécial ne vient signaler le démarrage du workflow, mais il existe différents moyens pour surveiller ce dernier. Si vous cliquez sur le bouton Properties, puis sur le bouton Workflows, un écran indiquera que le workflow Approval est en cours. Si vous cliquez sur le lien In Progress, un écran similaire à celui de la figure 4 s’affichera. Comme vous pouvez le voir sur la figure, SharePoint fournit un récapitulatif détaillé de l’avancement du workflow.

L’écran illustré montre un message d’erreur, mais c’est uniquement dû au fait que je n’ai pas configuré les paramètres d’e-mails sortants du serveur.

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Tech - Par iTPro - Publié le 21 septembre 2010