Collaboration : les nouvelles technologies au service du collaborateur et de l’information

Certains demandent plus de mobilité et de contenu rapide tandis que d’autres sont en recherche de contenu textuel et formaté selon des normes. L’une et l’autre approche a des objectifs et des enjeux qui lui sont spécifiques. Trop souvent mis en contradiction, ces approches répondent pourtant à différents besoins et s’avèrent bien complémentaires.

En parallèle, les nouvelles technologies sont en constante évolution et permettent désormais de supporter des nouveaux modes de fonctionnement tant sur le format de l’information partagée que sur la manière de partager cette information. Tout cela est rendu possible grâce aux infrastructures et aux nouvelles technologies qui sont capables de supporter des charges de transfert et de traitement de données accrues. C’est dans ce contexte que les différents acteurs du marché se sont adaptés et ils proposent désormais des systèmes qui intègrent ces nouveautés. Ils peuvent également se permettre de proposer de nouvelles fonctionnalités permettant de simplifier la vie des collaborateurs qui interagissent dans leurs environnements respectifs, en proposant des solutions qui réduisent la charge de travail pour ces collaborateurs tout en augmentant la valeur de l’information partagée.

De plus en plus de personnes s’accordent à dire que le succès des initiatives futures passera notamment par une collaboration accrue entre les différents acteurs directement ou indirectement impliqués dans ces initiatives. En parallèle, il est fréquemment mentionné que la connaissance se doit de perdurer dans le temps. Ces dernières années, les systèmes permettant de collaborer ont vu émerger de nouvelles fonctionnalités pour sécuriser la donnée, la rendre visible et faire en sorte qu’elle soit rapidement accessible.

Divers changements ont, par ailleurs, été initiés afin de répondre à la problématique grandissante de l’identification, la classification et la protection des données ou encore aux besoins de mobilité des collaborateurs. Tout cela permettait, en effet, de rendre le collaborateur efficace, en réduisant les nuisances. Ces technologies permettent désormais d’effectuer de nombreuses opérations en lieu et place des collaborateurs et transforment ainsi la donnée en quelque chose d’exploitable par tous les collaborateurs sans nécessité de redondance. La notion de collaboration, bien souvent réduite au simple partage de l’information, prend une tournure bien différente et qui se dessine en ce moment-même.

Les systèmes de collaboration supportent les nouvelles méthodes de travail ou, pour être précis, ils les modifient. En effet, pour répondre aux nouveaux besoins, contraintes et enjeux, la collaboration s’effectue de manière différente. Les outils s’adaptent généralement aux nouvelles pratiques. Dans le contexte de la collaboration, comme dans bien des sujets dans le futur, les technologies sont désormais à même de catalyser ces nouvelles approches et permettent de supporter les finalités. La collaboration ne se mesure plus uniquement en temps gagné mais bien en valeur produite pour les utilisateurs et les intermédiaires.

1. La collaboration supporte l’agilité

Depuis plusieurs années, les solutions de collaboration cherchent à répondre au besoin croissant d’accessibilité de l’information. Ces solutions se sont transformées pour proposer des fonctionnalités de partage de l’information avec des personnes internes ou externes à l’organisation. Ce partage d’information permet notamment de rendre cette information visible et transparente. Cette transparence permet alors de comprendre ce à quoi les autres collaborateurs sont occupés et permet d’augmenter la collaboration avec un nombre de propositions d’entraide. A cela, s’ajoute la possibilité de collecter et accéder à de l’information de manière très rapide, notamment au travers de sondages.

Cette accroissance du nombre de contacts entre les collaborateurs, même de manière virtuelle, permet de garder ces collaborateurs unis et réduit les incompréhensions. La création du lien entre ceux-ci favorise l’interaction et l’adoption d’une ligne de conduite commune.

2. Des solutions intégrées dans l’environnement de travail

Les échanges entre les collaborateurs se font en étant au plus proche de l’information, de manière connectée à celle-ci. L’email, fortement exploité durant des décennies, se voit remplacer par des groupes de messageries et des messageries personnelles, parfaitement intégrées dans un ensemble, en lien avec l’information. Il est ainsi possible de mettre à disposition une information avant d’échanger via des messages textuels et de la vidéoconférence sans jamais perdre de vue l’information, et tout en y ajoutant ce que l’on pourrait nommer des « métadonnées », un contexte.

Les outils de collaboration se voient matérialisés et proposent désormais des tableaux blancs qui incluent de la visio-conférence. Cette convergence d’outils numériques avec l’environnement matériel permet alors d’exploiter les différents tableaux blancs et les blocs notes qui sont désormais connectés et qui font le lien entre la ligne du temps, les enregistrements et les notes prises en temps réel et de manière partagée. La classification d’information se voit simplifiée et permet d’identifier les informations importantes et les actions à effectuer d’un simple clic ou même, désormais, un mouvement. Cette approche permet, alors, d’enregistrer cette information sans nécessiter pour autant de longues heures de travail pour consolider l’information après la réunion alors que cette information n’est que peu exploitable en l’état car elle n’apparaît pas dans les calendriers, liste de tâches ou tableau de bord des collaborateurs.

Ainsi, comme on peut le voir, le planning peut être préparé et aisément partagé avant la réunion. Chacun peut alors préparer le nécessaire et partager l’information à discuter. La réunion s’effectue en mode hybride avec des personnes qui interagissent physiquement tandis que d’autres interviennent sur l’information à distance, peut-être même dans leur voiture. Tout est capturé et ce, y compris la ligne du temps afin de contextualiser l’information. La reconnaissance vocale permet d’associer des commentaires à des personnes, avant que ceux-ci ne soient retranscrits automatiquement après la réunion. Ces informations mises à disposition sont, alors, visibles selon plusieurs points de vue.

3. L’information se découpe pour être mieux consolidée

Durant des années, les systèmes qui se voulaient les plus agiles (sans pour autant l’être) géraient  le cycle de vie de fichiers ou de données avec une structure prédéfinie. D’autres géraient le cycle de vie de chacun des paragraphes de documents afin de permettre la revue de ceux-ci plus efficaces. Aujourd’hui, les nouvelles solutions veillent à couvrir l’ensemble des scénarios. C’est ainsi que les paragraphes d’un document peuvent désormais faire office d’une revue particulière, mais aussi être partagés et être édités via la messagerie tout en maintenant le document intact. Ces nouvelles découpes d’informations permettent alors d’inclure des paragraphes qui ont été préparés au sein d’un document dans un autre document.

En étendant cette approche, on peut aisément imaginer que cela pourrait s’appliquer à tout type de données. Ainsi, l’élément transcrit sur base d’informations données oralement durant une réunion peut devenir un paragraphe à part entière d’un document.

Ainsi, en complément du partage d’information sous des angles différents tel que nous avons vu, la composition d’informations permet alors de rendre bien plus dynamique la préparation de contenu.