Importation et exportation des contacts avec Outlook 2007

Je me sers également beaucoup de Microsoft Excel. Microsoft Office Outlook 2007 peut exporter les contacts dans différents formats en utilisant les options Fichier (Fichier), Importer et exporter (Import and Export), Exporter vers un fichier (Export to a File). Certaines options permettent d’exporter les contacts vers des fichiers .csv (comma separated values), des fichiers à séparateur de type tabulation (.txt), un fichier de dossier personnel (.pst) spécifié, ainsi que vers les formats Excel et Microsoft Access.

Veuillez noter le type de fichier pour Access et Excel, illustré à la figure 1. Tous deux indiquent « 97-2003 », ce qu’Office 2007 rend par le « mode compatibilité ». Outlook 2007 ne peut pas utiliser le nouveau format par défaut des autres membres de la famille Office 2007 pour l’exportation ou l’importation de données. Par conséquent, le contenu à importer à partir d’Excel ou d’Access doit au préalable être enregistré dans l’ancien format compatible 97-2003. L’exportation vers un fichier Access ou Excel affichera toutes les options disponibles pour décrire une entrée de contact.

Comme l’illustre le tableau 1, près de 100 champs sont configurables pour les contacts. Ces champs, qui représentent des en-têtes de colonne dans les fichiers Excel ou Access, correspondent aux différents champs disponibles lorsque vous ajoutez un nouveau contact via l’interface utilisateur d’Outlook 2007. L’importation d’un grand nombre de contacts, notamment à partir de sources multiples, peut nécessiter du travail de gestion des doublons. Outlook identifie les entrées en double uniquement via les noms et les adresses électroniques.

Après avoir utilisé les options Fichier (File), Importer et exporter (Import and Export), Importer à partir d’un autre programme ou fichier (Import from another program or file), puis avoir sélectionné le type de fichier à importer (par ex., Access ou Excel), vous sélectionnez une des trois options suivantes pour gérer les doublons :

• Remplacer les doublons par les éléments importés (Replace duplicates with items imported)
• Autoriser la création de doublons (Allow duplicates to be created)
• Ne pas importer les doublons (Do not import duplicate items) Si vous autorisez la création de doublons, ce qui est l’option par défaut, vous pourrez les supprimez ultérieurement. Outlook ne fournit pas de mécanisme complet pour effectuer cette action, mais vous pouvez jouer sur les affichages dans le dossier des contacts d’Outlook pour vous aider pendant ce processus manuel. Si les doublons font partie d’une seule importation, ils ont la même date de modification.

En affichant les contacts selon cette date, vous pouvez capturer plus facilement les doublons créés à partir de cette période. Vous pouvez également exporter tout le contenu du dossier des contacts vers une autre source, par exemple Access ou Excel, supprimer ensuite les doublons dans la base de données ou dans la feuille de calcul et réimporter les contacts nettoyés. En cas d’importation à partir d’une feuille de calcul Excel dans laquelle les contacts ont été ajoutés manuellement, il sera peut-être nécessaire de redéfinir une plage nommée. L’article Microsoft « Importing from Microsoft Excel requires named range in Outlook », décrit ce problème. Pour étendre ou nommer une nouvelle plage dans Excel 2007, vous utilisez le Gestionnaire de noms (Name Manager) sous Formules (Formula).