Aspect n° 6 : Vous pouvez lier des bibliothèques de documents SharePoint à  des dossiers publics Exchange

de nouveaux documents à une bibliothèque de documents, simplement en envoyant le document en question comme pièce jointe d’un courrier électronique à la bonne adresse. Vous pouvez le faire en liant une bibliothèque de documents SharePoint à un dossier public activé pour la messagerie dans Exchange.

Premièrement, créez le dossier public dans Exchange. Ensuite, octroyez au serveur SharePoint un accès en lecture sur ce dossier. Si votre pool d’application SharePoint s’exécute dans le contexte du compte NetworkService (par défaut), attribuez simplement au compte d’ordinateur dans lequel SharePoint s’exécute un accès en lecture au dossier public. Ensuite, octroyez aux utilisateurs appropriés le droit de publication dans le dossier public, par exemple via une liste de distribution. Créez alors une adresse de messagerie pour le dossier et configurez ce dernier afin qu’il accepte les courriers électroniques. Une fois de retour sur la page SharePoint Central Administration, cliquez sur Configure virtual server settings. Au niveau de la page suivante, cliquez sur Default Web Site, puis sur Virtual server general settings, et recherchez la section E-Mail Enabled Document Libraries, illustrée à la figure 2. Entrez l’URL racine des dossiers publics sur votre serveur Exchange. (Par exemple, sur la figure 2, vous constaterez que mon serveur Exchange est intitulé mtg1, d’où l’URL complète http://mtg1/public.) Enfin, vous devez lier une bibliothèque de documents spécifique au dossier public. Naviguez jusqu’à la bibliothèque en question dans SharePoint et cliquez sur Modify settings and columns, puis sur Change advanced settings, afin d’afficher la page illustrée à la figure 3. Dans la zone Public folder address, saisissez simplement le nom du dossier public sur le serveur Exchange. (Dans notre exemple, le dossier est intitulé Documents.)

Désormais, lorsque vous envoyez un courrier électronique à l’adresse documents@acme.com, Exchange déposera le message dans le dossier Documents. Ensuite, SharePoint vérifiera si le courrier contient des pièces jointes et copiera les fichiers trouvés dans la bibliothèque Shared Documents. Le corps du message n’est pas copié dans SharePoint et vous ne pouvez pas configurer ce dernier afin de renseigner d’autres champs que vous pouvez ajouter en personnalisant la bibliothèque de documents. L’intégration dossier public/bibliothèque de documents s’applique uniquement aux pièces jointes. Pour obtenir plus de détails sur la configuration de cette intégration, consultez l’article Microsoft « Configuring E-Mail Enabled Document Libraries ».