Les dossiers publics : les règles de bonne gestion

au sein du serveur Exchange.

Les dossiers publics sont des objets
Exchange, au même titre que les objets
contenus dans la boîte de réception
d’un utilisateur. Il est possible de créer
des dossiers publics avec des fonctions
définies par avance comme par
exemple un dossier public de calendrier
pour une salle de réunion, un dossier public pour des documents ou
encore un dossier public contenant
des fiches contacts. Mais avant d’aller
plus loin dans la création des dossiers
publics, il faut en connaître les règles
de base pour une bonne utilisation de
cet outil. De manière générale, les dossiers
de haut niveau, ceux qui apparaissent
lors de l’ouverture de l’arborescence
des dossiers publics, doivent
être définis de manière administrative
pour être le plus souvent représentatif
de la structure de l’entreprise. On
trouve généralement un dossier public
par direction ou département de l’entreprise,
ou encore un dossier par
chantier ou projet important pour l’entreprise.
Ensuite la gestion de chaque
sous-dossier peut être entièrement déléguée
en définissant un propriétaire
pour chaque dossier. Le propriétaire
peut alors à  son tour mettre en place
une hiérarchie, en définir les droits et
aussi déléguer la gestion de certains
sous-dossiers de ce sous-dossier, et
ainsi de suite. Cette mise en place initiale
avec délégation permet de hiérarchiser
de manière simple les informations
sans encombrer inutilement
la racine des dossiers publics ainsi
définis.