Plateforme collaborative, quel choix ?

Elle est également parmi les domaines les moins maîtrisés avec un taux de succès bien loin de son maximum.

La multiplication des nouveaux usages mais aussi des solutions de collaboration amène une question primordiale : que choisir ? La solution couvrant l’ensemble des usages et des contextes n’existe pas et ne peut exister tant le nombre de combinaisons est élevé.

Pour permettre un résultat à la hauteur du besoin, il faudra avant tout se poser la question « comment choisir ? ». C’est à cette question que nous tenterons de répondre.

Un contexte en mouvement

La mondialisation, l’innovation technologique et les nouvelles générations font partie des facteurs ayant un impact sur le monde des entreprises et leurs organisations. Cela s’avère vrai par le passé mais d’autant plus pour le futur. Il est devenu nécessaire pour ces entreprises de modifier leurs modèles entrepreneuriaux et de chercher chaque jour de nouvelles solutions pour être à chaque fois plus compétitif.

La vitesse d’exécution, quelle que soit la tâche à effectuer, s’ajoute à la liste des facteurs de compétitivité des entreprises. Pour y répondre, certaines entreprises ont initié il y a de cela 15 ans leur digitalisation. Celle-ci est pour beaucoup un défi mais aussi une opportunité de mettre en place de nouveaux modèles.

Dans les dernières années, si ce n’est décennies, les commerciaux ont été placés au plus proche de leurs clients et de nouveaux bureaux ont été ouverts afin de permettre aux compétences de rester là où elles se trouvent, que ce soit pour des raisons logistiques ou économiques, et les employés sont autorisés à travailler de chez soi avec des horaires décalés.

Ces équipes se trouvent dès lors distribuées tant géographiquement que dans le temps, que ce soit lié au fuseau horaire ou simplement aux habitudes des personnes qui les composent.

Il n’en demeure pas moins que l’ensemble de ces personnes s’associent afin de fonctionner ensemble. Quelle que soit la relation qui les lie, ces associations peuvent prendre différentes formes: parfois temporaires parfois permanentes, géographiquement proches ou non, au sein d’une même entreprise ou en partenariat. 

Des équipes de production, des équipes projets au sein de l’entreprise ou avec des clients sont tant d’exemples que tout un chacun connaît. A ceux-ci s’ajoutent les communautés diverses telles que les « champions » formées de personnes reconnues comme ayant des compétences et des intérêts liés à des produits ou des domaines d’activité, les groupes de travail autour de la définition de bonnes pratiques et bien d’autres.

Lorsque l’on parle de groupes, d’équipes ou d’associations, bien souvent on entend parler des équipes produits ou de groupes de travail transverses. Les nouveaux modèles de collaboration amènent de nouvelles composantes rendant ce schéma… Share on X.

Plate formes collaboratives  : des besoins multiples

Les outils de collaboration sont devenus le moteur de la productivité des employés dits « du savoir ». Au contraire des opérateurs qui se doivent de suivre scrupuleusement des procédures définies, ces personnes ont pour objective de produire du savoir en assemblant des connaissances existantes ou résultantes d’analyses.

Des études montrent que celles-ci passent 38% de leur temps à chercher de l’information. C’est principalement à ces personnes que la collaboration s’adresse.

Malgré une cible claire, il existe un nombre important de besoins de collaboration différents: partage de fichiers, communications instantanées, communautés et gestion de contenu au sens le plus large. La collaboration existe à tout niveau, d’autant plus que l’entreprise et son périmètre d’influence grandit.

Pour permettre une collaboration efficiente, au-delà de l’expression d’un besoin en quelques mots, il s’agit de connaître les informations échangées, les différents acteurs mais aussi les modèles d’échange de l’information. La durée des échanges, le besoin de rétention avec ses contraintes associées et le cycle de vie des informations jusqu’à la potentielle destruction sont des facteurs déterminants.

Typiquement, le résultat du travail ayant pour but de produire de la propriété intellectuelle sera gardé plusieurs mois voire années alors qu’une discussion entre deux développeurs au sujet de la syntaxe dans du code ne nécessitera aucune sauvegarde de l’information, à moins qu’elle ne soit réutilisable.

Selon les cas, certains échanges peuvent se faire de manière synchrone ou asynchrone, dépendant des modèles et du fameux cycle de vie de l’information.

Dans un contexte impliquant des clients ou des partenaires, il s’agit d’autant plus de contrôler l’information partagée entre les intervenants afin d’éviter toute fuite d’information pouvant amener à des problèmes d’ordre judiciaire, une perte de compétitivité ou de confiance. Par cette simple phrase, il est aisé d’identifier qu’une plateforme ayant des points d’accès externes à l’entreprise se devra d’être d’autant plus sécurisée et contrôlée.

Avant tout, il est bon de se demander si l’information doit se trouver sur cet environnement accessible en externe. Rappelons que l’employé est en responsable de comment il utilise et échange les informations qui lui sont fournies mais il n’en demeure pas moins vrai que l’entreprise est responsable de mettre des points de contrôle au sujet de ces utilisations.

En résultat, il s’agit de mettre en place un ensemble de services rationnels, cohérents et sécurisés, basés sur une ou plusieurs plateformes collaboratives répondants aux différents besoins.