Création de workflows SharePoint personnalisés

le lien Site Libraries and Lists (dans la colonne Site Administration).

Cliquez sur le lien Customize Documents, puis sur le lien Workflow Settings. Un écran Add a Workflow similaire à celui de la figure 5 apparaît. La section précédente vous a présenté plusieurs modèles de workflow prédéfinis dans SharePoint. La première étape pour créer votre workflow personnalisé consiste à sélectionner un modèle qui servira de base à celui-ci.

Nous allons reprendre le modèle Approval employé précédemment dans le workflow SharePoint prédéfini, afin que vous puissiez voir en quoi la création d’un workflow personnalisé est différente. L’étape suivante consiste à saisir un nom unique pour le workflow. N’importe quel nom conviendra, mais je vous conseille d’en choisir un suffisamment évocateur. Après la saisie du nom, sélectionnez une liste des tâches (Tasks) et une liste d’historique (History) utilisables par le workflow.

La meilleure pratique consiste généralement à reprendre des listes Tasks et History existantes. Pour terminer dans cet écran, définissez votre option de démarrage pour le workflow. Comme le montre la figure 5, plusieurs options sont disponibles et permettent de démarrer le workflow manuellement, d’employer le workflow pour approuver une version majeure d’un élément, de démarrer le workflow lors de la création d’un nouvel élément ou d’effectuer ce démarrage lors de la modification d’un élément. Gardez à l’esprit que vous n’êtes pas limité à un choix unique.

Il est possible de sélectionner plusieurs options de démarrage. Une fois les différentes options sélectionnées, cliquez sur Next. L’écran illustré à la figure 6 apparaît alors. La première chose à faire est de choisir le mode d’affectation des tâches du workflow. Par exemple, vous allez indiquer si les tâches doivent être exécutées par un participant à la fois ou si elles peuvent l’être simultanément par tous les participants. Vous pouvez aussi décider si les participants sont ou non autorisés à réaffecter des tâches ou à demander des modifications des tâches. La section suivante sur l’écran vous permet de saisir certaines valeurs de démarrage de workflow par défaut. Les options présentées ici sont identiques à celles de la section précédente de cet article.

C’est à ce stade que vous saisissez votre liste d’approbateurs, un message à l’attention de ces derniers, une date d’échéance et la liste de notifications. Comme il s’agit d’un workflow d’approbation, vous pouvez faire en sorte qu’il soit terminé en cas de modification ou de refus d’un document. La section correspondante est similaire à celle de la figure 7.

Cet écran se termine par la section Post-Completion Workflow Activities. Comme le montre la figure 7, vous pouvez demander à SharePoint d’effectuer une action à l’issue de l’exécution du workflow. Dans le cadre d’un workflow d’approbation, la seule option disponible consiste à mettre à jour le statut d’approbation du workflow. Cliquez sur OK pour créer le workflow. Celui-ci est désormais visible dans l’écran illustré sur la figure 8. Vous avez alors la possibilité de modifier les paramètres du workflow, de créer un autre workflow ou de supprimer celui que vous venez de créer.