Du nouveau pour Office!

Qui n’a pas de formulaires ? Beaucoup d’entreprises utilisent des imprimés dont l’allure et le traitement sont figés depuis des années. Forms Server 2007 est un serveur autonome qui fournit et gère des formulaires numériques qui remplacent les formulaires imprimés et les formulaires en ligne traditionnels (comme les fichiers PDF à remplir). On peut accéder aux formulaires par l’intermédiaire de Microsoft Office InfoPath 2007 ou d’un navigateur Web pour la collecte, la distribution et l’intégration des données à des processus, en utilisant des règles de gestion. Les utilisateurs autorisés créent des formulaires à l’aide d’InfoPath 2007. Vous pouvez utiliser les contrôles (du genre boîtes de texte et listes déroulantes) que propose Forms Server 2007. Et aussi préconfigurer le comportement de chaque contrôle. Ainsi, vous pouvez préconfigurer les conseils au passage de la souris, les valeurs par défaut prédéterminées, et la validation des données. D’autres comportements relient le formulaire et ses contrôles aux systèmes d’arrière-plan, comme SharePoint Server 2007. Vous pouvez alors placer des formulaires dans un workflow SharePoint Server 2007 ou Microsoft BizTalk Server.

Tout le code applicatif lourd et les règles de logique de gestion primaires sont configurés et exécutés sur le serveur. Par conséquent, le créateur ou l’utilisateur d’un formulaire peut construire ce dont il a besoin, pendant que les développeurs contrôlent l’intégration précise et complète du formulaire, ses processus de gestion de données, et ses workflows. Au fur et à mesure que les formulaires sont mis à jour, de nouvelles versions peuvent être déployées côte à côte avec la logique de gestion et les contrôles réutilisables.

Vous pouvez utiliser InfoPath 2007 (ou d’autres applications tierce partie) comme application autonome pour créer des formulaires électroniques. Mais si plusieurs formulaires doivent travailler ensemble dans un processus ou si des clients externes ont besoin d’accéder à ces formulaires par le biais d’un navigateur, il faut que le service informatique écrive une solution à cet effet. Cependant, Forms Server 2007 peut facilement déplacer des formulaires online, créer des workflows et centraliser la gestion des données. Sachant que vous pouvez héberger des formulaires sur SharePoint Server 2007, profitez-en si vous l’utilisez déjà. Forms Server 2007 est un produit autonome et moins cher que SharePoint Server 2007. Mais il vise des environnements qui n’ont besoin que de la fonction formulaire. J’ai constaté que le plus difficile avec Forms Server 2007 est de combiner tous les formulaires online et papier disséminés dans un processus de gestion bien défini. Il vous faudra prendre le temps d’analyser votre activité et de mettre en place une structure de formulaires, de logique de gestion et de workflow.