Le travail collaboratif avec Exchange

Exchange dispose en standard de nombreux objets tels que
la messagerie, le calendrier, les contacts ou encore les tâches.
Ces différents objets peuvent faire l’objet de partage entre
plusieurs utilisateurs au sein d’un groupe de travail ou au
sein d’une entreprise. Ce partage s’intègre dans le cadre
d’un travail collaboratif. Plusieurs modes de travail, d’échange
et de partage des informations peuvent être mis en place.
Le premier et le plus connu de ces
modes est la délégation, souvent utilisée
entre un responsable et son adjoint
ou encore entre un directeur et sa secrétaire
ou tout autre binôme au sein
d’une entreprise. Le principe de base
consiste à  partager son agenda, sa boîte
aux lettres et ses contacts avec son assistant(
e). Chacun de ces éléments
peut être partagé de manière indépendante.
Pour cela il suffit de faire au sein
du client Outlook un clic avec le bouton
droit de la souris sur l’élément à  partager, puis de choisir
propriété et ensuite l’onglet ‘Autorisations d’accès’. Dans le
cas du client Outlook 2003, la fonction de partage est directement
proposée dans le menu contextuel. Le partage peut
être effectué sur différents éléments de la boîte de réception
ou sur la totalité des informations de ce conteneur. Il est possible
de définir de manière très détaillée les droits attribués
pour chacun des utilisateurs ou groupes d’utilisateur. Ces
droits sont détaillés dans le tableau qui décrit les modes de
délégation d’accès aux objets Exchange. Au niveau du calendrier,
cette fonction est particulièrement intéressante car si
un utilisateur dispose de droits d’accès sur le calendrier d’un
ou plusieurs autres utilisateurs, il
peut alors visualiser les différentes
plages libres pour définir ainsi facilement
une réunion qui peut alors
être directement proposée aux différents
participants. La confidentialité
peut être préservée, en fonction des
droits qui ont été attribués aux
autres utilisateurs, et en utilisant la
notion de rendez-vous privés. Dans
ce cas, seules des informations de
disponibilité ou d’occupation peuvent
être affichées, sans dévoiler le
contenu des plages occupées.
L’affichage du calendrier peut s’effectuer
lors de la prise de rendezvous
(voir capture 1). L’ajout de participants
ayant autorisé la lecture de
leur calendrier affiche alors les différentes
plages d’occupation et de disponibilité. Si un participant
n’a pas autorisé la lecture de son calendrier, aucune information
n’est alors proposée. La gestion du calendrier au
sein d’Outlook 2003 est spécifique et il est possible d’afficher
directement plusieurs calendriers au sein de l’interface
Outlook 2003, ce qui simplifie fortement l’usage du partage
des agendas. Pour cela il suffit d’ouvrir la partie ‘Calendrier’
de son client de messagerie et de sélection ‘Ouvrir un calendrier
partagé’ dans la colonne de gauche. Une case à  cocher
permet ensuite la sélection des autres calendriers à  visualiser.
Un affichage simultané de plusieurs calendriers peut
alors être effectué très simplement, ce qui permet de gérer
simultanément plusieurs planning ou agendas au sein d’une
équipe. Si une modification est effectuée par un utilisateur
ou par toute personne ayant des droits sur le calendrier, l’affichage
est alors automatiquement actualisé sur l’ensemble
des postes qui affichent le planning concerné. Il est aussi
possible d’afficher de manière occasionnelle les autres types
d’informations partagées par les utilisateurs. Pour cela, il suffit
de faire un clic droit sur l’élément ‘Boîte de réception’,
puis de choisir ‘Ouvrir un autre dossier’ et de choisir ‘Dossier d’un autre utilisateur’. Une
boîte de dialogue permet alors de
choisir l’utilisateur ainsi que le type de
dossier à  ouvrir (boîte de réception, calendrier,
contacts, notes…). Mais cet
affichage n’est que temporaire pour la
session en cours et il faut refaire cette
opération à  chaque fois qu’il est nécessaire
d’accéder aux éléments d’un
autre utilisateur. Pour accéder de manière
plus rationnelle, surtout dans le
cas d’une utilisation fréquente de cette
fonction, il est préférable de passer par
une modification du profil Outlook.