Bibliothèques de documents

de créer des colonnes qui sont en fait les métadonnées permettant de catégoriser les fichiers stockés. Les colonnes sont un surensemble des propriétés des documents Office. Des vues permettent de n’afficher que certains fichiers sur des critères de filtres ou de tris issus des colonnes. Cette fonctionnalité simple permet de s’affranchir des classements physiques que sont les dossiers ou répertoires du gestionnaire de fichiers Windows.

Ces derniers montrent leurs limites avec, par exemple, la difficulté de classer un document appartement à deux rangements. Un document peut être présent dans plusieurs vues différentes tout en restant unique. Une nouvelle fonctionnalité de validation des colonnes est rendue disponible. SharePoint 2010 possède une fonctionnalité de gestion d’un ensemble de documents comme une entité unique. D’autres services tels que la gestion des versions, avec des versions majeures visibles par les ayant droits dans la bibliothèque ou des versions mineures visibles uniquement par les auteurs dans cette bibliothèque. Il est possible grâce à la fonction m’avertir située sur un document ou sur l’ensemble de la bibliothèque qu’une personne soit prévenue de changement sur des critères à choisir.

Ainsi, la publication « sans oublier de prévenir » est facilitée avec SPF2010. Des fonctionnalités de GED sont également présentes comme l’extraction et la publication. Une évolution fonctionnelle des bibliothèques de documents permet de gérer le cycle de vie complet des documents du modèle pour sa création jusqu’à son archivage ou sa destruction via un éventuel workflow. Les autres lieux de stockage sont nommés des listes. On y trouve des calendriers, des tâches, des enquêtes, des forums. Mais toutes ces listes sont des assemblages de colonnes avec des vues et il est possible de modifier ces listes et surtout de créer tout type de liste personnalisée. Ce qui donne à SP2010 la possibilité d’accueillir de véritables applications de collaboration à faire sans ligne de code.

Les listes sont le lieu d’exécution de workflows nommés Flux de travail. SPF 2010 est fourni avec un modèle prêt à l’emploi nommé 3 états mais il est possible de créer tout type de workflow avec le produit SharePoint Designer, orienté « non développeur » ou Visual Studio, orienté « développeur ». Nous détaillerons dans un prochain article l’usage de Visio et de SharePoint Designer pour créer et maintenir des workflows car c’est ici un très net progrès par rapport à la version actuelle.

À noter qu’on peut maintenant mieux piloter l’étendue des possibilités de SharePoint Designer pour l’édition d’un site, cela pour éviter certains dégâts éventuels. La recherche intégrée au produit permet de trouver, en mode plein texte tout type de document contenu dans le site ou la collection de sites. Comme WSS, SPF 2010 peut se voir doté de Search Server qui complète bien la partie indexation et recherche.

Les SharePoint Foundations 2010 possèdent de nombreuses autres fonctionnalités, mais celles décrites ici sont les principales. SharePoint Server 2010 quant à lui possède de nombreuses autres possibilités. Mais ce qui est important de noter est que SPS 2010 s’appuie totalement sur SPF 2010. Il vient le compléter, l’enrichir, mais tout ce que l‘on peut avoir appris ou mis en oeuvre avec SPF 2010 reste valable.