Client riche personnel et déconnecté

L’utilisateur peut au choix initier la « liaison » depuis SharePoint 2010 ou depuis SharePoint Workspace. Il sélectionne le ou les outils présents dans le site dont il souhaite disposer en local. Dans cette version, les listes et les librairies sont supportées. Les outils Calendrier, les Wikis, les pages et les webparts ne le sont pas encore.

Plus qu’un simple téléchargement, SharePoint Workspace permet réellement aux utilisateurs d’interagir avec les données : l’ajout, la modification comme la suppression de données sont supportés, bien sûr, sous réserve de disposer des droits correspondants dans SharePoint. Toute modification apportée par l’utilisateur en local est répliquée au serveur dès qu’une connexion est disponible. Il est important de retenir que les espaces SharePoint Workspace synchronisés avec un site SharePoint sont purement personnels : il est impossible d’inviter un tiers à rejoindre ces espaces. Cela mérite d’être précisé, car cette approche peut apparaître comme déconcertante pour les utilisateurs historiques de Groove, habitués à l’aspect « Collectif » de Groove.

Il est à noter que pour les librairies documentaires, des options un peu plus avancées qu’une simple synchronisation de contenu existent : il est ainsi possible de faire du check-in / check-out, d’accéder aux métadonnées des documents, de configurer un téléchargement à la demande (Cette option est particulièrement utile lorsque l’on souhaite synchroniser une librairie documentaire volumineuse, sans pour autant avoir besoin de l’ensemble de son contenu), ou enfin, sous réserve d’être connecté, de consulter l’historique des versions d’un document. La présentation des données dans SharePoint Workspace diffère de celle de SharePoint : elles sont ici représentées au sein d’un outil ressemblant à un explorateur Windows classique.

Côté listes, le fonctionnement sous SharePoint Workspace est relativement identique à celui visible sous SharePoint : les données sont éditables via des formulaires InfoPath et les saisies visibles sous forme de vues / grilles de données. A noter que dans la lignée de SharePoint, SharePoint Workspace supporte pleinement les listes externes. Pour rappel, les listes externes sont des listes dont les données ne sont pas physiquement stockées dans SharePoint mais dans une application externe (base de données, ERP, CRM, application métier…). Le support des listes externes dans SharePoint Workspace ouvre des perspectives très intéressantes, puisque via SharePoint, les données d’applications Back Office deviennent disponibles en étant déconnecté, autant en lecture qu’en écriture.

Il est aussi important de noter que SharePoint Workspace s’attache à rendre accessibles les données informationnelles / documentaires de SharePoint, mais ne s’attache pas à reproduire leur rendu graphique. Il ne faut donc pas s’attendre à retrouver dans SharePoint Workspace la charte graphique de SharePoint. Les données sont stockées sous forme d’outils, listés dans la partie gauche de l’espace SharePoint Workspace.

Enfin, une précision sur les versions de SharePoint supportées : les espaces SharePoint Workspace peuvent prendre en charge tout site SharePoint en version 2010. Cela inclut donc SharePoint Foundation 2010 (SPF2010), SharePoint Server (SPS2010) mais également SharePoint Online Services 2010. SharePoint Workspace n’est donc pas uniquement le support déconnecté pour des sites SharePoint internes à l’entreprise, mais bien pour tous les sites SharePoint 2010, internes comme externes.

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