Google Apps et la Collaboration en ligne

Pour de nombreuses entreprises, la collaboration en ligne est la principale raison d’adopter une application en mode SaaS (Software as a Service).

Office 365

Google répond à cette fonctionnalité de partage de fichiers et de collaboration par Google Drive. Pour Microsoft, il s’agit d’une fonction supportée par SharePoint Online et Office Web Apps. Essayer de comparer ces deux réponses revient à tenter d’établir le classement entre les pommes et les oranges. Je vais donc être réducteur : Google gagne la bataille pour une raison principale : la facilité d’utilisation.

Google Drive a été pensé dès le début pour des besoins de facilité de collaboration, point final. Au contraire, SharePoint a été conçu pour des usages multiples, dont le partage de fichiers et la collaboration. Certes, Google Drive est bien moins sophistiqué que SharePoint Online, mais l’absence de distraction et de complexité permet de se concentrer sur la fonction : le partage et le travail collaboratif. Google Drive permet d’inviter des personnes internes ou extérieures à collaborer sur un document assez simplement, là où SharePoint Online demande d’y réfléchir à deux fois. Cela étant dit, si votre partage collaboratif requiert l’intégration de workflows, dans ce cas, SharePoint Online est un produit qui répondra à vos attentes.

Enfin, Microsoft possède un sérieux avantage lorsque vous devrez travailler sur des documents collaboratifs en mode déconnecté, car l’installation d’Office 2013 localement sur votre poste de travail permettra de traiter un document sans avoir de connexion Internet permanente.

Microsoft offre des avantages supplémentaires en matière de stockage, notamment grâce à la possibilité de régler les quotas par utilisateur, ce qui n’est pas possible avec Google Apps for Business. Le quota est partagé entre Google Drive, Gmail et les albums Picassa. Chez Microsoft, SharePoint, SkyDrive et Exchange Online ont chacun leur silo, et leur système spécifique de quotas. C’est donc un point de vue qui oppose les deux éditeurs : Vous aurez une plus grande souplesse en termes de granularité du stockage avec Office 365, mais cette option vous demandera en contrepartie une gestion plus complexe, avec trois silos de stockage à paramétrer.

Finalement, si vous cherchez des caractéristiques spécifiques ou des contrôles granulaires, Microsoft gagne, il n’y a pas photo. Si vous cherchez à faciliter la collaboration entre les utilisateurs, alors Google prend la tête.

Un dernier élément à prendre en considération est la manière dont les deux systèmes ont tendance à dériver avec le temps, après deux ou trois ans d’utilisation. Avec l’offre de Microsoft et son système de stockage par silo, les utilisateurs auront tendance à disposer de multiples versions d’un même document : dans leurs boîtes aux lettres, sur SharePoint Online, dans leurs SkyDrive, entraînant une grande difficulté pour l’entreprise de disposer d’une seule source pour un document. Pour Google, au contraire, le travail collaboratif se fera autour d’un document (chez Microsoft, le travail collaboratif est plutôt réalisé autour des utilisateurs). Les petits soucis avec Google apparaîtront lorsque vos utilisateurs quitteront l’entreprise : ne disposant pas de système de centralisation, les documents créés par votre ancien collaborateur risquent tout simplement de ne plus être accessibles.

En conclusion, ni Office 365, ni Google Drive ne sera idéal si votre entreprise ne réfléchit pas à mettre en oeuvre un cycle de vie documentaire efficace dès le début. Quant à mon choix de conserver Google Apps comme le gagnant de cette catégorie, je ne doute pas qu’il sera fortement critiqué par les administrateurs et les architectes SharePoint, mais si vous en connaissez, vous serez sans doute d’accord avec moi qu’ils sont d’un niveau technique bien différent de celui de vos utilisateurs…

Le gagnant : Google Apps