Pourquoi ne pas utiliser simplement des dossiers publics ?

dans une entreprise, de telle sorte qu’une copie soit à  la portée de chaque utilisateur, où qu’il se trouve. La possibilité des utilisateurs de créer des dossiers publics favoris et d’ajouter des raccourcis de dossiers à  la barre Microsoft Outlook m’a également paru fort utile.

Les nouvelles fonctions d’Exchange 2000 Server ne peuvent qu’inciter à  l’utilisation des dossiers publics. Le WSS (Web Storage System) propose désormais une URL pour tout document dans un dossier public, et Exchange 2000 utilise des Windows ACL au lieu de permissions d’Exchange Server pour contrôler l’accès aux documents. Exchange 2000 permet l’indexation plein texte des boîtes à  lettres et des dossiers publics. Si l’on choisit de générer des index plein texte, les clients d’Outlook 2000 (ou ultérieur) peuvent utiliser ces index au moyen de l’option Advanced Find d’Outlook – une belle astuce qui accélère considérablement les opérations de recherche, particulièrement quand le critère de recherche est un mot ou une phrase présent à  l’intérieur du corps de l’élément. Exchange 2000 a introduit également de multiples hiérarchies de dossiers publics pour remplacer la hiérarchie unique qu’utilisaient les versions antérieures d’Exchange Server. (Il est toutefois difficile de juger l’utilité de cette fonction, parce que la plupart des clients accèdent à  une hiérarchie unique. Les clients Web constituent une exception évidente, mais Outlook Web Access – OWA – n’est pas le client Exchange Server prédominant.) Face à  autant d’avantages, pourquoi utiliser autre chose que des dossiers publics pour la gestion documentaire ?

Même avec un superbe accès au Web, l’intégration aux ACL de Windows 2000, une recherche améliorée et de multiples hiérarchies, les dossiers publics d’Exchange Server offrent une solution de gestion documentaire déficiente. Il n’existe aucune fonction de réservation de document : les utilisateurs ne peuvent pas sortir (ckeck out) un document d’un dossier pour le réserver en vue d’un accès en écriture seule. Par conséquent, on court le risque de voir deux utilisateurs modifier un document en même temps, particulièrement quand il existe plusieurs répliques d’un dossier. En outre, les dossiers publics ne supportent pas la gestion des versions, et donc on ne peut pas revenir à  l’une des versions antérieures d’un document.

Les dossiers publics sont un outil utile et servent de référentiels de documents en lecture seule acceptables, mais ils ne sont pas conçus comme un système de gestion de documents. Si vous recherchez ce type de fonctionnalité, intéressez-vous à  Microsoft SharePoint Portal Server 2001 ou à  un produit Exchange Server add-on offrant les fonctions manquantes. (Bien que le nouveau serveur opère sur le même marché que des produits add-on tiers pour Exchange Server, SharePoint Portal Server n’a pas l’ambition de s’approprier le marché des solutions de gestion documentaire associées à  Exchange Server.