6. Former des équipes

communiquant le plan aux employés avant la catastrophe. Vérifiez que tous ceux qui sont impliqués dans la reprise après sinistre connaissent votre plan et le rôle qu’ils y jouent. L’administrateur de la reprise après sinistre devrait diviser les tâches de reprise qu’il faudra effectuer et affecter des employés aux équipes chargées de ces tâches. Voici quelques suggestions d’équipes. Bien entendu, vous devrez créer les vôtres propres pour tenir compte des responsabilités spécifiques à votre activité.

Equipe d’évaluation/notification des dommages – collecte l’information sur l’état initial de la zone endommagée et transmet cette information aux membres compétents de la direction. Cette équipe recense les informations provenant de toutes les zones d’activité, y compris la comptabilité, la gestion, l’informatique, les fournisseurs et les clients. Après l’évaluation, l’équipe supervise les éventuelles opérations de sauvetage, concernant l’équipement, les fournitures de bureau et les bandes sauvegardées. Les membres de l’équipe devraient être autorisés à acheter ce qui est nécessaire pour remplacer l’équipement et les fournitures endommagés. Cette équipe deviendra l’équipe de remplacement après les opérations de sauvetage.

Equipe espace/logistique de bureau – aide l’administrateur de la reprise après sinistre à trouver de l’espace de bureau temporaire en cas d’un sinistre de niveau 4. Les membres de l’équipe sont chargés de transporter les collaborateurs et l’équipement sur le site temporaire et sont autorisés à traiter avec les transporteurs et les sous-traitants nécessaires pour se reloger sur le site temporaire.

Equipe des employés – prend en charge les problèmes des employés, comme les horaires de travail, les fonctions de paie et la relocalisation du personnel.

Equipe technologique – commande l’équipement de remplacement et restaure les systèmes informatiques. Rétablit le service téléphonique et les connexions Internet et VPN.

Equipe de relations publiques – communique avec le public à propos de la date de réouverture estimée et de la reprogrammation des rendez-vous privés.

Equipe de protection et de sécurité – assure la sécurité de tous les employés pendant tout le processus de reprise après sinistre. Cette équipe décide qui aura ou non accès aux lieux affectés, et aura la responsabilité de signaler aux employés les éventuels dangers présents dans l’immeuble et de s’assurer que le site est protégé contre le pillage.

Equipe des fournitures de bureau – commande le nouveau mobilier, les fournitures de bureau et les imprimés nécessaires pour reprendre l’activité d’entreprise normale.