La révolution de la documentation électronique

Contrairement aux systèmes classiques fondés sur des formulaires
pré-imprimés et des imprimantes à  impact pour
produire factures, bons de commande et autres documents
de gestion, les solutions GED utilisent le papier de photocopie,
les imprimantes laser et les langages de description de
page comme PCL (Printer Control Language) et
PostScript, pour produire une sortie séduisante.
Qui plus est, ces applications permettent
de stocker les documents sous forme électronique
dans des archives Web et de les distribuer
par télécopie et courrier électronique.
Si les solutions GED varient, toutes passent
par quelques étapes clés. Tout d’abord, on crée
des versions électroniques des formulaires préimprimés.
Plusieurs fournisseurs sur le marché
iSeries supportent encore des outils de type
5250 à  cet effet, mais il est préférable de choisir
un produit avec un concepteur de formulaire
basé sur GUI, de 32 bits. Concevoir un formulaire
est aussi intuitif que créer un document
Word avec des graphiques, des lignes, des
boîtes, du texte, et autres éléments de mise en
forme. On disposera de diverses polices et d’attributs
de texte standard : couleur, taille, gras,
italique, alignement et soulignement. La solution
choisie doit aussi posséder la reconnaissance
de caractères à  encre magnétique (MICR,
magnetic ink character recognition) pour imprimer des
chèques et les principaux codes-barres. Plusieurs fournisseurs
offrent aussi des outils qui utilisent des images scannées
de documents comme point de départ de la conception.
Ces aides sont particulièrement utiles pour créer des
formulaires compliqués qui conservent la présentation de
base de leurs contre-parties papier.
Après avoir conçu un formulaire, on définit les variables
qui seront initialisées à  l’aide des données provenant des
fichiers spoule. On pourrait, par exemple, créer une variable
de formulaire appelée #facture et la placer dans l’angle
supérieur droit d’un imprimé de facture. On définirait ensuite
un champ, lui aussi appelé #facture, dans le fichier
spoule en utilisant l’emplacement du champ (ligne, colonne,
longueur) ou toute autre caractéristique unique pour l’identifier.
Au moment de l’impression, le numéro de facture et
autres données dans le fichier spoule seront fusionnés avec
le formulaire électronique, avec pour résultat un flux de
données PostScript ou PCL qui décrit chaque facture. Ce flux
de données est ensuite dirigé vers une ou plusieurs imprimantes
laser pour la sortie papier, ou converti en fichiers
.PDF ou .TIF pour distribution et archivage électroniques (figure
1).