Le Digital Workplace, cette composante essentielle de la transformation numérique

Digital Workplace, transformation de fond

Il n’y a pas de transformation numérique sans transformation des habitudes de travail et du poste de travail. Pour survivre et s’adapter aux nouveaux enjeux numériques, les entreprises doivent se montrer plus agiles et plus compétitives.

Elles doivent mener des changements au cœur de tous leurs processus bouleversant les habitudes établies, transformant les usages et, au final, métamorphosant leur conception même du travail. Car les innovations technologiques actuelles, comme le cloud, l’IA et la réalité augmentée, affectent autant nos usages quotidiens que notre façon de concevoir le travail.

Une nouvelle vision du travail

Avec le développement du télétravail et de la mobilité, de nouvelles solutions s’imposent pour fédérer les équipes et partager l’information. « ‘Travailler ensemble et travailler plus intelligemment’ (Work together, Work clever) est une nécessité dont les entreprises, quelle que soit leur taille, prennent peu à peu conscience » explique Laurent Cayatte, président et fondateur de Metsys.
La France compte désormais 16% de télétravailleurs, soit approximativement 4 millions de personnes.

Parallèlement, le collaborateur devient de plus en plus « en mouvement » : il est mobile au sein même de l’entreprise et il assiste à de nombreuses réunions internes ou externes. Ces nouvelles réalités ont un impact sur la conception et l’organisation du travail. Certaines entreprises envisagent d’ores et déjà un « flex office », porteur d’une nouvelle façon de travailler en mode projet, où les collaborateurs s’organisent en fonction des besoins du moment et ne disposent plus de bureau physique attitré.

Une évolution logique lorsque l’on sait que les coûts immobiliers représentent le deuxième poste de dépenses des entreprises (juste derrière les salaires) alors que parallèlement le taux moyen d’occupation des postes de travail en France ne dépasse guère les 60%.

L’ère du Digital Workplace

Désormais, le travail n’est plus un endroit où l’on se rend mais une activité professionnelle qui se pratique où que l’on soit, avec des frontières de plus en plus ténues entre temps privé et temps professionnel. À l’heure des smartphones, la connectivité permanente n’est plus un luxe ; elle est devenue une commodité. Elle induit de nouveaux rythmes et de nouveaux usages.

Dans un tel contexte connecté, le cloud et la mobilité s’imposent comme les indispensables clés d’une nouvelle forme de travail qui fait abstraction des limites (d’espace et d’outils) et des inefficiences d’autrefois. Ils transforment les expériences professionnelles autant que personnelles et ouvrent la voie vers davantage d’implication et de productivité, mais aussi de souplesse et d’agilité sur lesquelles l’entreprise peut construire ses innovations et sa croissance. Ils définissent les nouveaux contours d’un « Digital Workplace », un nouveau lieu de travail numérique.

Parallèlement cette mobilité et cette disponibilité liées au cloud impliquent davantage d’échanges et de collaborations. « Les entreprises ont pris conscience qu’elles avaient besoin de faire en sorte que leurs collaborateurs travaillent mieux, ensemble » souligne Tanguy Jouvet, directeur d’agence Rhône-Alpes chez Metsys. « Le Digital Workplace, c’est un nouveau visage du travail porté par une communication accrue, un vrai travail en équipe et une nouvelle façon de stocker l’information pour qu’elle soit toujours accessible, toujours disponible, toujours partageable et ceci en toute sécurité ».

Travailler ensemble

Avec Office 365, Microsoft a réussi à moderniser des outils d’entreprise maîtrisés de longue date et à en étendre les usages pour couvrir les nouveaux besoins engendrés par la mobilité, par le cloud et par la transformation du « bureau » en « Digital Workplace ».

Pour cela, l’éditeur s’appuie notamment sur des moyens de communication plus directs, plus modernes et plus multimédias. Laurent Cayatte note ainsi qu’« aujourd’hui, on n’utilise clairement plus Office 365 comme on utilisait autrefois la suite Microsoft Office même si l’on continue à s’appuyer sur Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Des outils comme Teams sont venus totalement métamorphoser notre façon d’échanger les idées, de partager les informations et de collaborer autour des documents mais aussi autour des différents services à disposition ».