OVA, l’accès vocal à  sa messagerie Exchange 2007

du rôle de serveur de messagerie unifiée, il est possible d’accéder à sa boîte aux lettres depuis une communication vocale. Cet accès, nommé OVA pour Outlook Voice Access, (par analogie à OWA pour Outlook Web Access) permet la lecture des messages stockés dans sa boîte aux lettres, l’accès à son calendrier et à ses contacts.

Le rôle de serveur de messagerie unifiée est utilisé pour ce type d’accès mais ce n’est pas la seule fonctionnalité de ce rôle. Les autres fonctionnalités qui permettent l’interconnexion avec Office Communication Server 2007 (OCS 2007) ou un standard téléphonique d’entreprise (PBX) ne seront pas abordées dans ce dossier. Le mode de fonctionnement est simple, il suffit de composer le numéro de téléphone d’une ligne téléphonique gérée par la passerelle VoIP, puis un message d’accueil, fourni par le serveur de messagerie unifiée Exchange, vous invite à saisir votre identifiant puis votre mot de passe. La communication et la saisie des codes s’effectuent en utilisant le clavier du téléphone qui doit être à fréquences vocales (DTMF) ou en mode reconnaissance vocale disponible actuellement en langue anglaise uniquement.

Après cette phase d’identification, vous pouvez accéder au choix à votre boîte aux lettres (messages vocaux et messages électroniques), à votre agenda, à vos contacts, composer un message vocal ou encore modifier vos paramètres personnels. Vous êtes guidés tout au long de votre accès à OVA par des messages vocaux vous proposant les différents choix avec les numéros de touches à saisir en fonction de vos choix. Les messages électroniques sont lus en mode ‘Text to Speech’ avec une gestion des langues, en Français par exemple et ce de manière très claire et fluide.

Si le titre du message est en anglais, alors un message vous propose de lire le message en anglais, ce que vous pouvez accepter ou refuser. Il est ainsi possible par exemple d’accéder à son agenda depuis son téléphone portable en vocal depuis un kit main libre, puis de choisir son prochain rendez-vous et de demander à décaler la réunion que l’on a organisée de 30 minutes par exemple. Non seulement la réunion est décalée sur son planning, mais un message indiquant le retard de 30 minutes est automatiquement envoyé à tous les participants.

Pratique en cas de bouchon ou d’imprévu de pouvoir gérer sa boîte aux lettres, ses contacts et son agenda depuis son téléphone en voiture (en respectant les règles de prudence et le code de la route bien sûr). La seule protection de cet accès s’effectue, comme dans le cas de la majorité des systèmes de messageries vocales, par la saisie d’un code numérique (code pin). Exchange Server 2007 permet la mise en place de stratégies de gestion de ces codes pin, stratégies qui sont similaires à celles disponibles pour la gestion des mots de passe de connexion à un domaine Windows.

Ainsi l’administrateur peut imposer une longueur du code pin (nombre de chiffres), une complexité (en interdisant les chiffres qui se suivent ou les chiffres identiques) ou encore une périodicité imposées pour le changement du code pin par l’utilisateur. C’est ainsi que la sécurité de l’accès à OVA est définie au sein de l’architecture Exchange 2007.