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Comment utiliser SAP R/3 quand on ne pèse que 300 MF de CA

Tech - Par iTPro.fr - Publié le 24 juin 2010
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par Benoît Herr
Premier à  utiliser la méthodologie ASAP en France, Takasago Europe Perfumery Laboratory (TEPL), la filiale européenne du groupe japonais Takasago est aujourd'hui équipé de SAP R/3 sur AS/400. Il y a à  peine deux ans, la filiale française du groupe japonais Takasago prenait la décision d'installer SAP R/3. Et à  l'heure où vous lisez ces lignes, ils ont déjà  un an d'expérience d'utilisation de six modules de R/3 sur AS/400!
Le secret de cette implémentation rapide et couronnée de succès ? ASAP, qui veut dire Accelerated SAP. Il s'agit d'une méthodologie d'implémentation rapide de R/3 mise au point par la filiale américaine de SAP. Le client signe pour une mise en place en six ou neuf mois, et SAP et son DVA (Distributeur à  Valeur Ajoutée) fait le reste… ou presque! Non, pas vraiment, car l'implication du client doit également être très grande, mais le support DVA, assuré dans le cas de Takasago par la société Excelsius, filiale du groupe IBS, est essentiel. La méthodologie va d'une simple check-list des éléments à  mettre en place à  une suivi extrêmement étroit et précis de l'avancement des travaux en passant par un planning rigoureux et méticuleux, faisant parfois apparaître très tôt des choses auxquelles on aurait beaucoup plus tard, comme la formation par exemple. Sans oublier les fameux "accélérateurs", qui font partie intégrante de la méthodologie: il s'agit de simples documents Word ou Excel par exemple, mais préformatés pour des besoins tels que suivi du budget, compte-rendus de réunions ou guides uutilisateurs. Il ne restait plus à  Takasago qu'à  apposer son logo sur les documents… et à  les remplir, bien sûr. Cependant, ASAP "mâche" considérablement le travail, par rapport à  une conduite de projet classique.

Takasago Europe Perfumery
Laboratory (TEPL) est la filiale européenne du groupe Takasago, fondé en 1920
au Japon. Le groupe génère plus de 5,5 milliards de francs de chiffre
d’affaires pour un effectif de 2500 personnes.

Il est présent dans trois
domaines principaux:

  • la création de parfums

  • les arômes alimentaires

  • la chimie de synthèse

TEPL existe depuis 1978,
compte 150 personnes et génère 300 MF de chiffre d’affaires. Elle n’est présente
que dans le domaine de la création et de la production de concentrés de
parfums, pour trois types d’applications :

  • la parfumerie alcoolique

  • les cosmétiques

  • les produits d’entretien

Elle compte deux centres de
création de parfums, et un centre de production, à  Saint-Ouen l’Aumône (Val
d’Oise). Ses clients ne sont en aucun cas les particuliers, mais les parfumeurs
(Christian Dior, Rochas…), cosméticiens (Wella…..) et les lessiviers (Procter&Gamble,
Colgate Palmolive…) 

Après la phase de choix, le projet a réellement démarré le 15 mars
1998, avec pour objectif d’utiliser six modules SAP R/3 (PP (Production
Planning), QM (Quality Management), WM (Warehouse Management), MM (Materials
Management), SD (Sales & Distribution) et FI/CO (Finance & Controlling)).
Takasago avait opté pour la méthodologie ASAP avec mise en place en 9 mois ;
le "Big Bang" était prévu pour le 4 janvier 1999. Et cette date a été
tenue. "Nous avions la possibilité de faire un retour en arrière en cas
de problème lors de ce Big Bang", explique Luc Malfait, Directeur des Opérations
et Administratif de Takasago. "Mais nous n’en avons pas eu besoin".
L’installation actuelle est basée sur une architecture deux tiers avec un
AS/400 S20 en production, un AS/400 S20 en test, et une cinquantaine de postes
clients sous Windows 9x. 

Le prix de la réussite? Se conformer stricto sensu à  la méthodologie
ASAP, et utiliser les fonctions de SAP R/3 telles qu’elles existent en standard
dans le produit, sans jamais chercher à  s’en écarter. "Il est illusoire
de penser qu’une entreprise comme la notre, qui pèse 300 MF de chiffre
d’affaire, puisse avoir une quelconque influence auprès d’un éditeur aussi
colossal que SAP",poursuit
Luc Malfait. "En revanche, ces gens-là  ont déjà  analysé des dizaines
voire des centaines d’entreprises similaires à  la nôtre, et en ont tiré les
meilleures pratiques de gestion existantes, qu’ils mettent en oeuvre dans leur
produit. Tout ce que nous demandions, et c’était d’ailleurs l’un des principaux
objectifs du projet, c’était de les mettre en oeuvre."

La seule spécificité
de Takasago, c’est son besoin de traçabilité totale de tous les éléments
constitutifs de ses mélanges, contenant par contenant. Ce besoin fonctionnel a
été couvert grâce à  l’intervention d’Excelsius, et à  la mise en oeuvre d’un
nouveau système de lecture de codes-barres, utilisant des terminaux portables
pilotés par radio et dialoguant en permanence avec SAP R/3 en central.

Aujourd’hui, l’ensemble des objectifs recherchés par Takasago à  travers
ce projet semble atteint: mise en place d’un outil performant et
fonctionnellement riche, rigueur accrue dans la gestion des stocks, meilleure
connaissance des marges, meilleur contrôle de la qualité et traçabilité
accrue, simplification des inventaires, certitude d’un passage simplifié à  l’Euro
(prévu pour 2000), intégration avec de nombreux partenaires commerciaux, eux-mêmes
équipés de SAP R/3.

Quant à  l’avenir, Luc
Malfait est conscient qu’il lui faudra toujours coller aux versions successives
de SAP R/3, et les implémenter sans trop attendre. Mais il sait aussi que c’est
seulement à  ce prix là  qu’un PME de 300 MF comme Takasago peut bénéficier
des avantages de cet outil, avantages qui semblent en l’occurrence largement
contrebalancer les inconvénients.

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