Office 365, Le contrôle des usages en entreprise

Ces paramètres permettent d’influer directement sur les fonctionnalités de l’outil (activation ou désactivation de certaines fonctions), sur des paramètres techniques (IPV6, proxy, …) ou sur des paramètres de gestion et de contrôle (licence, système de supervision, …).

Si le déploiement d’Office 2010, et donc de SharePoint Workspace, se fait habituellement via le package d’installation fourni sur le site Office 365, il est à noter qu’une personnalisation de l’installeur reste tout à fait possible et ne remet pas en cause sa compatibilité, son usage ou son modèle de licence propre à Office 365. La personnalisation peut ainsi être effectuée en utilisant « OCT » ou « Office Customization Tool ». Le package d’installation modifié est ensuite mis à disposition des utilisateurs et l’installation suit son processus habituel. Une alternative est d’avoir recours à des GPOs pour positionner ces mêmes paramètres, la contrainte étant alors, que le déploiement ait lieu au sein d’un domaine Windows.

Il est à noter qu’un composant serveur appelé Groove Manager (héritage de l’ancêtre de SharePoint Workspace, appelé Groove)  permet également de superviser l’usage des utilisateurs de SharePoint Workspace dans l’entreprise et de définir ou d’ajuster au fil de l’eau les paramètres d’usage (contrairement à OCT qui permet de faire certains de ces ajustements seulement au moment de l’installation). Ce composant offre des capacités de gestion poussée, en donnant une visibilité précise de l’usage et du déploiement de SharePoint Workspace dans l’entreprise (Il est par exemple possible de n’autoriser l’usage de SharePoint Workspace qu’à certaines populations identifiées dans l’entreprise).

Enfin, il est à noter que sous réserve d’avoir déployé SharePoint Workspace dans une configuration spécifique, il est tout à fait possible d’en superviser les usages au sein de l’entreprise. A titre d’illustration, nous avons, par exemple, développé une solution complète fournissant des rapports de synthèse sur l’usage réel de SharePoint Workspace dans l’entreprise : il devient ainsi possible d’identifier les utilisateurs effectifs de SharePoint Workspace dans l’entreprise, de savoir quels sont  les collaborateurs  qui disposent de leur « MySite » (Site personnel SharePoint) synchronisé sur leur machine ou encore de connaitre la « popularité à l’usage déconnecté» d’un site particulier. Autant d’indicateurs qui permettent de mieux appréhender les habitudes de ses utilisateurs et donc de mettre en place ou d’ajuster l’organisation de son infrastructure SharePoint Online !

En synthèse, SharePoint Workspace constitue un compagnon idéal pour SharePoint Online, en répondant à la fois à des enjeux de disponibilité, d’optimisation des usages et d’indépendance aux fluctuations de connectivité mais également en permettant d’outiller efficacement les équipes évoluant en situation de mobilité à l’aide d’une solution parfaitement intégrée avec le Système d’Information de l’entreprise. La présence de SharePoint Workspace au sein de la suite Office 2010 Professionnel Plus le rend par ailleurs facilement accessible pour de nombreux souscripteurs aux offres Office 365, sans supplément de coûts. Alors, pourquoi se priver ?