Documation – Les hôpitaux face à la dématérialisation des achats

L’événement couvre pendant deux jours l’ensemble des problématiques liées à la gestion de contenu et de l’information. Et la première conférence du salon s’est intéressée à un domaine particulier, celui de la santé, avec au centre des préoccupations, la dématérialisation du processus d’achat. La fonction achat représente le 2e poste de dépense des 2 714 établissements de santé français, après la rémunération du personnel. Et aujourd’hui, les hôpitaux doivent publier de façon électronique leurs appels d’offre. D’ici 2015, la télétransmission des données financières entre l’hôpital et son organisme de comptabilité public doit en outre devenir systématique. C’est le sens notamment du projet Hélios et du protocole PES V2 utilisés par la direction générale des Finances publiques (DGFiP) pour faciliter ces démarches.

De la délibération à la publication du Dossier de Consultation Electronique (DCE), en passant par l’attribution à un fournisseur, la facturation, la commande ou encore l’archivage, la chaîne est complexe (voir schéma ci-dessous). Deux plateformes regroupent actuellement 80 % des processus d’achats dématérialisés : achats-hopitaux.com et achat-hopital.com. Cette dernière a été conçue par Omnikles, société spécialisée dans la dématérialisation des marchés publics et rachetée par Oodrive en 2011.

1 : Passation de marché. 2 : Dépôt des offres. 3 : Traitement des plis.
4 : Exécution du marché. 5 : Archivage.

En cinq ans, 13 000 marchés dématérialisés y ont été attribués. « Ce qu’il faut bien comprendre dans ce processus, c’est qu’il n’y a pas de difficulté technique, explique Jérôme Lefèvre, Directeur de la Division Omnikles chez Oodrive. Nous savons gérer toute la chaîne. La difficulté vient de la conduite du changement ». Que ce soit du côté des hôpitaux ou des fournisseurs, le premier réflexe est généralement d’imprimer le DCE. « Il faut accompagner les équipes pour les habituer à ne plus imprimer, poursuit Jérôme Lefèvre. La pression de doit pas venir du haut. Il faut faire adhérer l’utilisateur par le bas ». « Il est important de mettre en place une équipe pluridisciplinaire pour mener le projet et pas seulement des informaticiens », confirme Frédéric Lefèvre, Radiologique au CHU de Nancy.