Gérez vos documents, gérez votre business

Pour bien comprendre la gestion documentaire, il faut d’abord s’entendre sur ce qu’est un « document ». Malgré les apparences, il n’est pas si facile de définir un document.

En termes de gestion documentaire, un “document” désigne toute unité de données utilisée par les membres d’une organisation. Exemple classique : une « commande ». Une commande enregistre une demande de marchandises ou de services par un client et elle est honorée par la firme. Elle est généralement gardée dans un système de saisie de commandes : que ce soit un système ERP informatisé sophistiqué ou un simple classeur.

Une commande est aussi une sous-classe d’un document appelé « enregistrement ». Ce dernier est un document à caractère réglementaire ou financier pour la firme. Autrement dit, alors que toute unité de données dans l’organisation est un document, seule une unité qui concerne l’argent ou la réglementation est un enregistrement.

Des règles plus strictes régissent la gestion des enregistrements, parce qu’ils touchent directement à l’activité règlementaire et financière de la firme. Les enregistrements liés aux activités réglementaires peuvent déterminer si une firme respecte ou non la conformité. Si quelque chose pousse votre firme à un système de gestion documentaire plus formalisé, ce sera la pression accrue des autorités de contrôle et des auditeurs. Après tout, ce sont ces documents spéciaux qui définissent l’activité d’une firme. Les états comptables doivent pouvoir être subdivisés en enregistrements qui suivent chaque transaction ayant un impact financier.

Enregistrement ou pas, tous les documents partagent certaines caractéristiques. Ils sont tous créés, modifiés et atteints par un ou plusieurs groupes de personnes. Ces groupes sont parfois limités à certaines activités sur certains documents. Par exemple, tout le monde ne peut pas créer une commande ou modifier une règle de la DRH. Dans le même esprit, tout le monde ne devrait pas pouvoir lire des documents sensibles ou confidentiels, comme des dossiers médicaux de patients ou des états financiers à diffusion limitée.