GED en mode Cloud : les inconvénients

Les pannes Internet peuvent être locales, régionales ou, rarement, nationales. Et même si une panne Internet planétaire ne s’est jamais produite, elle a parfois été proche. Par conséquent, avant de confier vos processus de GED importants à Internet, réfléchissez bien à cette dépendance.

GED en mode Cloud

Un risque plus probable est qu’un fournisseur unique, comme Google Docs ou Microsoft BPOS, souffre d’une panne systémique. Vous pouvez atténuer cela en répartissant la fonctionnalité cloud sur deux fournisseurs ou plus. Par exemple, vous pourriez héberger une application GED cloud chez un fournisseur, mais sauvegarder votre référentiel GED chez un second. Vous pouvez aussi appliquer la diversité géographique, chez un fournisseur ou entre plusieurs, pour limiter les conséquences d’une panne régionale. Amazon, par exemple, vous permet de choisir la zone géographique, Amérique du Nord ou Europe, où se trouveront les ressources de stockage et de calcul.

Autre risque de foudre : la sécurité. Avec des solutions entièrement hébergées, vous partez du principe que le fournisseur protège correctement vos données propriétaires par le cryptage et plusieurs couches de défense. Vous pouvez accroître cette sécurité en employant des contrôles d’accès et des listes de contrôles d’accès à deux facteurs. Il est prudent de demander aux fournisseurs potentiels de démontrer leur dispositif de sécurité et leur capacité à protéger vos données.

Si vous écrivez vos propres applications GED, ou même des plug-ins pour les plates-formes GED existantes, vos programmeurs doivent absolument comprendre les implications de sécurité et maîtriser les meilleurs pratiques en matière de cryptage et de gestion des clés. Et vous devez suivre des procédures de sécurité rigoureuses. Comme vous ne voulez pas être la victime de la prochaine divulgation de données, assurez-vous que votre personnel est sensibilisé sur ce sujet.

L’œil du cyclone

Vous pensez peut-être que les utilisateurs IBM i vivent sous un ciel sans nuages. Après tout, où sont les produits GED IBM i basés sur le cloud ? Mais le i bien connecté a de nombreux moyens de traiter la GED dans les nuages. Déjà excellente plate-forme Java, et doté de possibilités de programmation XML et PHP étendues, votre IBM i peut très bien s’interfacer avec les services cloud par l’intermédiaire d’API pour, par exemple, offrir des services base de données ou transférer des documents vers des services cloud. Le cloud constitue aussi un excellent référentiel de sauvegarde pour des documents, combinant l’accès local rapide pour les documents de travail des utilisateurs avec un stockage hors site sûr et résilient pour une conservation durable. Et comme la GED cloud inclut l’indexation de contenu, vous pouvez faire de votre i un portail de recherche unique pour la recherche et la découverte documentaires.