Le retour sur investissement (ROI)

faire
des économies sur l’envoi des copies papier si on délivre les
documents par e-mail ou sur le Web. Et, bien entendu, avec
un archivage de documents électroniques, on réduira le coût
de classement, de stockage et d’extraction des documents
pré-imprimés.
A titre d’exemple, l’un de mes clients stocke environ 1,5
millions de fichiers PDF sur un seul serveur. (Chaque fichier
PDF représente une facture.) A l’aide de leur navigateur, les
utilisateurs répartis dans tout le pays extraient des factures de
cette archive en quelques secondes, en combinant jusqu’à 
huit critères de recherche (numéro de facture, date de facture,
numéro de client, nom du client, par exemple). Si les copies
de ces factures étaient sur papier, elles demanderaient de
nombreux meubles de classement et une très grande pièce.
Sans parler du temps nécessaire pour trouver les documents
puis pour les distribuer aux autres utilisateurs sur le terrain.
Bien que les économies soient importantes, elles justifient
rarement à  elles seules le prix d’achat et le coût de
maintenance annuel d’une solution GED. J’ai constaté que
les avantages intangibles de ces produits l’emportent généralement
sur les tangibles. L’amélioration du service client
est un bonus difficile à  quantifier. Que valent des documents nets, concis, d’aspect professionnel,
répondant aux besoins uniques des
clients ? Et que vaut un archivage Web
permettant aux clients de consulter directement
factures et relevés, sans téléphoner
à  votre service client ?
Les demandes d’assistance concernant
les documents sont courantes
parce que les documents sont un intermédiaire
important entre une entreprise,
ses clients et ses fournisseurs.
Les solutions GED permettent de répondre
à  ces demandes plus rapidement
et avec moins de risques parce
qu’il n’est pas nécessaire de modifier
les applications critiques.
Les solutions GED limitent également
l’obsolescence des documents.
Une entreprise peut changer de logo,
de nom, d’adresse ou de numéro de
téléphone. Au lieu de mettre au pilon
les formulaires pré-imprimés et de
commander les nouveaux, quelques
minutes suffisent pour modifier les formulaires
électroniques.
Enfin, les solutions GED jouent un
rôle important dans les plans antisinistre.
Il est relativement facile de sauvegarder
et de restaurer des serveurs
contenant des millions de documents
électroniques. Comment mettre à 
l’abri ces documents s’ils n’existaient
que sous forme imprimée ?