Avec sa solution Office Communications Server 2007 (MOCS 2007), Microsoft propose une multitude de fonctionnalités adaptées à des problématiques simples. MOCS 2007 répond clairement à des besoins et un contexte s’inscrivant dans une stratégie d’entreprise bien identifiée par Microsoft, celle du socle de communication en entreprise.
Depuis l’arrivée des nouvelles technologies de type téléphonie mobile ou courrier électronique, la communication en entreprise a radicalement évolué et est devenue aujourd’hui un outil de compétitivité. En effet, les prises de décision dépendent très souvent de ces différents moyens où le temps est devenu un facteur primordial, d’où l’expression « le temps c’est de l’argent ».
Gagner du temps. Eviter à collaborateur de se déplacer d’un endroit à un autre, pour assister à une réunion ou à une présentation, permet un gain considérable de temps et par conséquent, accroît sa
productivité. De la même manière, les frais de déplacement s’en trouvent diminués. En effet, il n’est pas toujours nécessaire d’assister physiquement aux réu nions ou présentations lorsqu’un outil tel que la fonctionnalité de Web Conferen cing de
MOCS 2007 permet de rendre ce service, et cela gratuitement une fois la solution mise en place. Augmenter la productivité et réduction du temps de réalisation des projets
Le travail collaboratif à distance permet de réduire les pertes de temps liés aux déplacements. Par conséquent, les collaborateurs peuvent travailler plus fréquemment entre eux sur un même sujet. De plus, les experts sont joignables plus facilement et instantanément ce qui permet d’obtenir des réponses immédiates. Par ailleurs, cette méthode de travail permet une meilleure communication au sein des équipes et un meilleur suivi permettant une coordination optimisée.
La productivité globale est donc augmentée et par conséquent le temps de réalisation des projets peut être réduit. Accélérer les cycles de décision Dans le cadre des entreprises multi-sites ou géographiquement dispersées, certaines décisions sont obligatoirement prises de manière collégiale. Les décisionnaires ou les collaborateurs sont souvent indisponibles du fait de l’éloignement géographique.
Il est alors difficile de réaliser ces réunions débouchant sur des décisions importantes. Pour résoudre cette problématique, une solution de Web Conferencing permet d’optimiser ces réunions sur leur durée et sur le temps de planification. De ce fait, les cycles de décisions sont raccourcis.
Réduire les coûts de déplacement
Je vous en parlais précédemment, la diminution des déplacements est un aspect sur laquelle les entreprises portent un grand intérêt au vu des dernières évolutions du pétrole et de la crise financière.
Permettre à un collaborateur de travailler directement de son domicile peut également être intéressant pour les deux parties. En effet, le télétravailleur pourra communiquer et accéder à ses documents de la même manière qu’au bureau sans les inconvénients du déplacement sur site. Il sera également en mesure d’assister aux réunions de travail ou de présentation ne nécessitant pas de présence physique et ce avec les différentes clients ou équipes.
La diminution des déplacements apporte également des gains de productivité aux salariés lorsque les temps de déplacement sont remplacés par des périodes de travail. Au-delà de l’aspect financier, la réduction des déplacements permet d’augmenter la sécurité et d’améliorer la santé de ses collaborateurs. Permet de réduire l’impact environnemental Nous n’y pensons pas suffisamment, mais l’utilisation d’une voie numérique en substitution d’un déplacement permet de réduire l’impact environnemental. En effet, l’économie de papier et la réduction des déplacements engendrant une diminution des émissions de CO² sont des gains qu’apporte l’utilisation d’une solution de Web Conferencing.
Réduction des coûts liés aux conférences
De nombreuses solutions de conférences par voie numérique existent. Néanmoins, leurs coûts sont souvent importants en comparaison à une solution intégrée de Web Conferencing de type MOCS 2007. En effet, l’ensemble des communications qu’elles soient vidéo ou audio est géré par la solution et ce, sans générer de coûts supplémentaires.
Raccourcissement du cycle de ventes
De la même manière que pour les cycles de décisions, la réduction du cycle de vente peut être générée par la réalisation de Conférence via le Web. Ces conférences peuvent être initiées rapidement et de manière plus répétitive dans le but d’améliorer la compréhension du client. La sollicitation des experts est facilitée ce qui permet d’élever la qualité des propositions présentées. Le coût alloué à la création des propositions se voit réduit du fait de la diminution du temps d’attente des réponses d’experts. De ce fait, les cycles de ventes sont optimisés et raccourcis.
Réduction des frais d’appels téléphoniques
Microsoft Office Communicator Server 2007 intègre désormais une solution de voix sur IP permettant de téléphoner à ses collaborateurs sans utiliser le réseau téléphonique traditionnel. Les communications entre les différents sites d’une entreprise sont également gratuites sachant qu’ils utilisent le réseau d’entreprise.
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