Il n’est pas facile de bien gérer les données de Microsoft Exchange Server. Il n’a jamais été aisé de trouver l’équilibre entre les demandes des utilisateurs et la performance et la stabilité d’Exchange. Pourtant, aujourd’hui c’est une nécessité. Le courriel est devenu une application de gestion critique, les exigences réglementaires mettent les administrateurs sur la sellette et vous ne jonglez pas avec des assiettes, mais avec des couteaux.
Pour prendre en mains vos données Exchange, il vous faut adopter une approche multidisciplinaire qui associe des stratégies clairement définies et les technologies appropriées (par exemple, matériel de stockage, outils de supervision et de reporting, applications de gestion de données). Par où allez-vous commencer ?En premier lieu, je tiens à clarifier ce que j’entends par bonne gestion de données. Pour moi, c’est la pratique qui consiste à gérer en toute sécurité les données Exchange stockées, de manière à optimiser le stockage des données, tout en offrant un accès adéquat à ces mêmes données. Cela dit, la meilleure manière de démarrer est d’examiner les contraintes financières, techniques et réglementaires qui s’appliquent à votre entreprise. Ces facteurs influenceront vos choix pour la gestion des données Exchange qui résident dans les groupes de stockage (SG, storage groupes), les bases de données et les boîtes à lettres des utilisateurs (y compris les OST, offline storage stores, et les PST, personal folder stores) tout en offrant de bonnes possibilités de sauvegarde, de reprise et d’archivage.
Prendre en main la gestion des données d’Exchange
Quiconque gère des données Exchange est habitué à satisfaire équitablement des demandes parfois contradictoires. Quand on examine des solutions de gestion de données, trois considérations entrent en compte : le coût des diverses options, leurs limitations techniques et le genre de réglementation qui s’applique à votre entreprise.
Contraintes financières. Dès lors que le trafic de messagerie continue à croître (en volume et en taille) et que davantage d’entreprises décident de conserver les messages dans des bases de données Exchange en ligne ou dans des stockages hors ligne vérifiables, les besoins en stockage de données augmentent et leur coût aussi. Les considérations financières ne se limitent pas au coût des disques supplémentaires nécessaires pour recevoir de plus vastes bases de données. Il faut aussi payer pour l’infrastructure de stockage nécessaire (par exemple, matrices de stockage supplémentaires, unités de sauvegarde, SAN – Storage Area Networks) et pour le personnel chargé de gérer ces volumes de données toujours plus gros. Bien entendu, ces coûts varient selon la taille et la nature de l’entreprise. Les petites entités de quelques centaines d’utilisateurs pourront peut-être satisfaire la demande en augmentant simplement le stockage. En revanche, les grands comptes de plusieurs milliers d’utilisateurs subiront des coûts importants.
Si votre budget en ressources supplémentaires n’est pas à la hauteur de la demande de stockage, vous devrez envisager des stratégies de sauvegarde plus strictes qui gardent moins de données superflues, ou à des solutions d’archivage capables d’optimiser vos politiques de rétention. Le coût de telles approches sera souvent bien inférieur à celui qu’entraîne l’ajout systématique de plus de stockage, dans une fuite en avant frénétique pour satisfaire la demande.
Contraintes techniques. Même si votre société a les moyens et le désir de beaucoup dépenser en stockage de données, une croissance de données débridée vous empêchera d’appliquer de bonnes solutions de sauvegarde et de reprise. Même si la technologie bande (par exemple) continue à s’améliorer, les volumes de données toujours plus importants demandent plus de temps de sauvegarde et de restauration. Ainsi, en essayant de satisfaire un besoin (par exemple, l’accès facile aux données), vous risquez d’être plus démunis pour en satisfaire d’autres (par exemple, la reprise rapide).
Recherchez une solution technique qui équilibre ces exigences. De telles solutions équilibrées combinent la gestion des données Exchange en ligne avec les solutions d’archivage hors ligne ou « nearline ». Cette approche est séduisante parce qu’elle vous permet de maîtriser la croissance des sous-systèmes de stockage Exchange primaires et d’archiver les données critiques dans les limites de stratégie convenues, mais tout en gardant ces données aisément accessibles.
Contraintes réglementaires. Beaucoup d’entreprises appliquent des stratégies qui imposent l’archivage des communications par courriel. Lorsque les solutions d’archivage sont destinées à respecter des normes internes (plutôt que des exigences externes), l’adhésion à ces stratégies dépend grandement de la gouvernance d’entreprise interne. En revanche, les entreprises qui sont régulées par des organismes externes sont soumises à des exigences beaucoup plus strictes en matière d’archivage ou de conformité (un sujet sur lequel je reviendrai plus en détail dans un prochain article). Un système de conformité réglementaire intercepte tous les courriels qui entrent, sortent ou circulent dans l’organisation. Quand vous appliquez un tel système, vous pouvez garantir l’archivage de toutes les données de votre environnement, où qu’elles résident en fin de compte (dans des PST, sur des appareils mobiles, par exemple).
Une fois connues les contraintes qui s’appliquent à votre entreprise, vous pouvez déterminer les critères que vous devez placer sur les données qui résident dans vos fichiers base de données du serveur Exchange, les fichiers cache Microsoft Outlook (c’est-à-dire, les OST) et les PST. Vous pourrez aussi décider quelles solutions de sauvegarde, de reprise et d’archivage conviendront le mieux dans votre environnement.
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