L’accès déconnecté aux données SharePoint

La création d’un « espace de travail SharePoint», sorte de réplica de tout ou partie du contenu d’un site SharePoint dans SharePoint Workspace, permet en effet de disposer des données du site localement, sur sa machine. Les données sont alors accessibles aussi bien en étant connecté que déconnecté.  Toute modification apportée au contenu depuis SharePoint Workspace se retrouve automatiquement synchronisée avec le site SharePoint correspondant, et cela en respectant bien évidemment les droits attribués à l’utilisateur dans SharePoint.

La synchronisation se fait de manière automatique, différentielle et adaptative : Automatique car SharePoint Workspace est en mesure de détecter la disponibilité d’une connexion et le cas échéant d’effectuer la synchronisation sans solliciter inutilement une action de la part de l’utilisateur. Différentielle car les protocoles mis en place entre SharePoint Workspace et SharePoint (« RDC » pour « Remote Differential Compression ») sont en mesure de détecter les modifications apportées à une ressource et de ne faire transiter sur le réseau qu’un équivalent compressé de la différence détectée entre les 2 versions de cette ressource. Adaptative, enfin, car les mécanismes de synchronisation présents dans SharePoint Workspace s’adaptent automatiquement au contexte d’usage de l’utilisateur : ainsi un espace de travail dans lequel un utilisateur est actif est synchronisé beaucoup plus souvent qu’un espace de travail dans lequel il n’est pas actif.

L’ensemble de ces avantages permet donc de combler le risque d’une coupure ou saturation de ligne Internet mais ouvre la voie à des nouveaux usages professionnels en situation de mobilité. Ainsi, il devient facile pour un collaborateur nomade (commercial, consultant, technicien, etc.) d’emporter avec lui des informations clés issues de son Intranet, et d’avoir la certitude de pouvoir les consulter et de les enrichir indépendamment de toute considération de connectivité.

En complément, il convient d’ajouter que SharePoint Workspace offre des fonctionnalités complémentaires non négligeables telles qu’une recherche locale sur le contenu des espaces de travail ou la génération automatique d’alertes visuelles (icones, fenêtre de nouveautés) dès qu’une ressource est ajoutée ou modifiée au sein d’un espace de travail, donc d’un site SharePoint.