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Au-delà  de la présence

Tech - Par iTPro - Publié le 10 janvier 2011
email


Enregistrement des conversations de messagerie instantanée L’intégration entre Exchange et Office Com - munications Server ne se situe pas uniquement au niveau de la présence et cette notion va plus loin et offre de nombreuses fonctionnalités complémentaires qui sont disponibles aussi bien du côté du client Office

Au-delà  de la présence

Communicator que du côté du client Outlook. En plus des fonctions disponibles avec le clic droit de la souris (menu contextuel), il faut savoir que les conversations de messagerie instantanée effectuées avec le client Communicator, au travers des serveurs OCS, peuvent être enregistrées au niveau de votre client Outlook. Ces options sont accessibles depuis le menu Option du client Office Communicator. Les conversations et le journal des appels ‘Com muni cator’ peuvent alors être enregistrés automatiquement dans un dossier spécifique nommé ‘Histori que des conversations’ qui se situe au sein de l’arborescence de votre boîte aux lettres Outlook. Si ce dossier n’existe pas, il est automatiquement créé au sein de la boîte aux lettres de l’utilisateur lors de l’activation de ces options.

Comme le montre l’illustration des options disponibles, cela permet de conserver un historique et une trace des différentes conversations. Passage en mode conversation depuis un message de type email
De plus en plus souvent, un message électronique envoyé à un ou plusieurs destinataires devient rapidement un sujet de discussion a part entière qui peut alors générer plusieurs dizaines de messages. Microsoft a bien compris cette problématique de plus en plus présente au sein des équipes et groupes de travail au sein des entreprises. Exchange 2010 apporte maintenant la gestion des conversations au sein de l’interface Outlook pour répondre à ce besoin du côté du client de messagerie.

Mais lorsque l’entreprise dispose d’une infrastructure Office Communications Server, il est possible depuis Outlook, de répondre à un message de type ‘email’ en passant par un message instantané. Cela revient à transformer une conversation asynchrone par messagerie en une conversation instantanée. Cette intégration obtenue par un clic droit s’effectue de manière simple pour l’utilisateur qui répond. Mais elle est aussi simple pour le destinataire qui reçoit alors automatiquement un lien vers le message auquel il est fait référence (message qui est contenu dans sa boîte aux lettres). De plus, le titre de la conversation instantanée correspond au titre du message email qui a été utilisé par l’initiateur de la conversation.

Cela permet donc d’échanger plus rapidement autour d’un sujet de discussion et même ensuite transformer cette discussion en réunion en utilisant des ressources de conversation et de réunion audio-vidéo (livemeeting). Ces différents processus de passage d’un échange de message, à une discussion, puis à une réunion sont transparents, facilitent largement la com munication et accélèrent les prises de décisions au sein des groupes de travail. Intégration du contexte de travail Office Communicator est un client qui permet à l’utilisateur de changer manuellement son état de présence. Mais certains changements d’état de présence sont détectés automatiquement par ce client. Ainsi une période d’inactivité du clavier ou de la souris va changer cet état. Il en est de même lors du verrouillage du poste de travail, l’état de présence va changer pour indiquer l’indisponibilité de l’utilisateur.

L’intégration avec le client Outlook permet à Office Com municator d’accéder au calendrier de l’utilisateur et de définir son état de présence en fonction des plages de disponibilité indiquées du calendrier. Si une réunion est planifiée durant la journée de 10 heures à midi, alors l’état de présence du client Communi – cator passera automatiquement à ‘occupé’ durant cette plage horaire.

De plus, ces informations peuvent aussi, en fonction des paramètres et des configurations, être communiquées dans votre profil affiché sur les postes de vos contacts. Vous pouvez ainsi disposer d’informations du type ‘Le contact est absent depuis x heures’ ou le contact est en réunion’….

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Tech - Par iTPro - Publié le 10 janvier 2011