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Contribution de SharePoint à  la création de documents dans Office 2003

Tech - Par iTPro - Publié le 24 juin 2010
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Les principaux produits Office (par ex., Excel, Outlook, PowerPoint, Word) sont traditionnellement perçus comme des outils de productivité personnelle. SharePoint place la barre plus haut en améliorant la productivité d’équipe tout en conservant les méthodes de travail familières. Par exemple, la plupart des utilisateurs ont l’habitude de créer des documents

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dans Word et de les enregistrer sur le lecteur C ou sur un partage de fichiers et, peut-être, de les attacher à un message électronique en vue de les distribuer et d’obtenir des commentaires.

Le caractère de ces actions est relativement personnel et il est, dans ce cas, peu question de travail collaboratif. Mais qu’en serait-il si le document était placé dans une bibliothèque de documents SharePoint?

La première chose à noter à propos des bibliothèques de documents est que l’outil employé pour y accéder ne se limite pas au navigateur. Dans la mesure où le protocole employé est WebDAV (WWW Distributed Authoring and Versioning), vous pouvez accéder aux bibliothèques de documents à partir de l’Explorateur Windows (par le biais des dossiers Web), directement à partir des applications Office 2003 et, sur les platesformes Windows XP, à partir de n’importe quelle application via le redirecteur DAV. (Pour l’essentiel, le redirecteur DAV vous permet de mapper une bibliothèque de documents telle qu’un lecteur réseau et de convertir les appels SMB (Server Message Block) en appels WebDAV.)

Ainsi, vous pouvez aisément ouvrir et enregistrer des documents directement dans une bibliothèque de documents. Cette possibilité offre de multiples avantages aux membres d’une équipe. Premièrement, la bibliothèque devient une partie intégrante d’un site d’équipe et d’autres données (par ex., des tâches ou contacts dans une liste) peuvent l’étoffer. Deuxièmement, comme les listes, les métadonnées associées à une bibliothèque de documents sont extensibles. Ainsi, il est possible d’ajouter des informations descriptives sur un document, ce qui facilite la recherche et l’utilisation par d’autres membres de l’équipe. Un élément aussi simple qu’une case à cocher indiquant si le document est prêt pour une distribution plus large peut être extrêmement avantageux dans un environnement d’équipe. Office 2003 reconnaît ces métadonnées et permet aux utilisateurs de les définir directement à partir de l’application lorsqu’ils enregistrent le document dans une bibliothèque. Par ailleurs, les bibliothèques de documents prennent en charge l’archivage et l’extraction (check-in/checkout), ainsi que le contrôle de version, et ces options sont disponibles directement à partir de l’application Office 2003. Prenons un autre exemple illustrant la manière dont la plate-forme SharePoint élève le niveau. Si le document ouvert dans votre application Office 2003 provient d’une bibliothèque de documents, vous pouvez visualiser le volet de tâches Shared Workspace (Espace de travail partagé), illustré à la figure 1. Ce volet permet de voir et de manipuler d’autres éléments de site d’équipe affiliés au document, sans avoir à quitter l’application Office. Je vous entends déjà vous écrier, « quel intérêt ? ». Il y en a plusieurs. Par exemple, vous avez peut-être des questions sur un aspect du document et un membre de l’équipe a peut-être les réponses. Vous pouvez voir immédiatement les membres en ligne et lancer une conversation Instant Messaging (IM). Vous avez aussi la possibilité d’assigner une tâche à un membre ou d’ouvrir un autre document associé au site. Toutes ces actions sont réalisables à partir du volet Espace de travail partagé. Ce dernier est également disponible par programmation, au moyen de l’objet SharedWorkSpace et des objets associés dans la bibliothèque Office Object.

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Tech - Par iTPro - Publié le 24 juin 2010