Cycle de vie des documents

Ils « naissent » lors de leur création, comme imprimés, enregistrements électroniques, tableurs, etc. Ils vivent en étant modifiés, distribués et lus. Puis ils prennent leur « retraite » sans être oubliés : on doit pouvoir les rappeler le cas échéant (enquête, contrôle, audit, etc.). Enfin, le moment venu (et pas une seconde avant !), ils peuvent « mourir » et être supprimés.

Cette dernière étape est très importante, car la rétention des documents doit faire l’objet d’une règle clairement établi et strictement appliquée. Une firme peut être pénalisée pour avoir détruit prématurément des documents, mais aussi, à l’inverse, pour en avoir conservé certains au-delà de la date prescrite. Là aussi, il faut consulter un juriste compétent et suivre ses prescriptions pour créer et imposer une règle en la matière.

À chaque étape du cycle de vie d’un document, seules certaines personnes peuvent effectuer des actions précises sur lui. Ainsi, seuls des groupes prédéfinis peuvent créer, modifier, et ou accéder à certains documents, selon des règles et procédures générales. Plus important, on doit pouvoir montrer exactement qui a fait quoi au document pour prouver le respect des règles ci-dessus.

Si vous vous dites : “ça fait beaucoup à suivre” vous avez raison ! Mais rassurez-vous. Comme pour la plupart des activités qui demandent un contrôle et un enregistrement méticuleux, les systèmes informatiques s’en chargent très bien. Un bon système de gestion documentaire s’occupe d’un document pendant tout son cycle de vie : en le capturant à sa naissance et en le gérant durant toute son existence. Et même en déterminant quand il convient d’envoyer les documents “au grand classeur dans le ciel,” à la demande des auditeurs ou d’un conseiller financier. Par ailleurs, un système de gestion envoie des documents aux endroits et aux personnes qu’il faut (et seulement là) et sécurise tout le processus afin de pouvoir démontrer qu’un document n’a été touché que par des gens autorisés.