Par exemple, un employé peut supprimer accidentellement un ou deux messages. Si des questions sont posées pendant une audition de e-discovery, l’entreprise doit être capable de récupérer rapidement les messages supprimés. Sans système d’archivage des e-mails, le message peut être perdu. Sa récupération peut aussi durer plusieurs jours, contre quelques clics rapides de souris avec un système d’archivage des e-mails.

De même, si les entreprises ne disposent pas de ce type de solution, elles sont passibles de sanctions légales. En 2002, la commission américaine des opérations boursières ou SEC (Securities and Exchange Commission) a condamné cinq entreprises à verser une amende de 8,25 millions de dollars pour ne pas avoir surveillé et capturé correctement leur trafic d’e-mails.

Le cloud computing est devenu une alternative viable aux solutions d’archivages d’e-mails sur site pour éviter de tels problèmes. En fait, d’après une étude du cabinet Forrester, 22 pour cent des entreprises qui ont planifié d’évaluer les solutions d’archivage d’e-mails en 2011 envisageaient de sélectionner une solution pour le cloud. Les trois principaux facteurs motivant cet intérêt sont la perception d’un coût total de possession plus faible, des possibilités de déploiement plus rapides et de meilleures tarifications.