Garder le contrôle de sa messagerie électronique

et que les administrateurs investissent 8 à  12
h par semaine sur des processus
de sauvegarde et d’archivage de
mails et en moyenne 5 heures par
jour à  restituer des messages détruits
ou perdus (source CNI). Des
chiffres qui font prendre conscience
de l’absolue nécessité de
mettre en place une politique d’archivage
des messages électroniques
sous peine de se trouver
confronté, à  plus ou moins long
terme, à  des problèmes physiques
de capacité de stockage des serveurs,
mais aussi à  des problèmes
d’ordre intellectuel et juridique :
la valeur potentielle du contenu
des messages électroniques étant
soit accessible uniquement au propriétaire
de la boîte aux lettres destinataire, soit détruite pour gagner
de la place, soit tout simplement
introuvable en cas de besoin.
« Le système des quotas appliqué
aux utilisateurs et qui consiste par
les administrateurs, à  limiter les espaces
de stockage individuel sur
les serveurs de messageries, n’est
pas la solution » souligne ainsi
Franck Joguet de LEGATO.

Un vrai casse tête
pour les responsables de
messageries.

C’est la complainte quotidienne
des administrateurs de serveurs Exchange ou Lotus Notes : Comment
gérer cette explosion du volume
des courriers électroniques ?
Aujourd’hui, il leur faut trouver le
bon compromis entre la fourniture
d’un espace de stockage adéquat,
maintenir la fiabilité des bases de
données emails, dans une optique
de réduction des coûts. Un défi
quotidien pas facile à  relever et qui
peut pourtant être résolu avec la
mise en oeuvre d’une solution d’archivage
d’emails automatisée. Principaux avantages : permettre
de réduire la production d’archives
personnelles de type « pst » ou
« nsf », de décharger le système de
stockage primaire via l’enregistrement
des e-mails sur des périphériques
adaptés de qualité et à 
moindre coût. Une solution de
pointe comme EmailXtender permet
ainsi d’indexer les messages et
attachements pour que les responsables
puissent les retrouver facilement,
les restaurer et les consulter
le cas échéant. Elle supporte
toutes les normes et réglementations
en vigueur en matière de gestion
et de rétention de messages
électroniques et permet ainsi à  une
entreprise confrontée à  un litige judiciaire
de produire des emails
comme pièces légales. Des lois imposent
en effet la conservation des
emails durant un certain laps de
temps, en fonction du secteur
d’activité des entreprises. Pour répondre
à  cette problématique, il ne
suffit pas simplement de les archiver
mais de procéder à  une journalisation,
ce qui consiste à  générer des objets constitués de fichiers de
données chiffrées mixant le
contenu, la date de création du
message et son identification, afin
que ni l’un ni l’autre ne puissent
être modifiés garantissant ainsi
leur intégrité. Les outils de supervision
de LEGATO EmailXtender permettent
à  l’administrateur de
suivre au quotidien la disponibilité
d’un système de messagerie, anticiper
et éliminer un problème
avant la mise en échec du système,
obtenir des rapports d’analyse par
exemple sur le volume de consommation
email par utilisateur, vérifier
que des messages inappropriés
ne transitent pas via le système,
éviter les problèmes viraux et de
« spams » et donc renforcer sa politique
de sécurité informatique.
Certaines entreprises vont raisonner
en terme de retour sur investissement,
considérant que l’archivage
électronique permet de
réduire le nombre de serveurs de
messagerie. Tandis que d’autres
vont avant tout vouloir répondre
au besoin légal ou administratif de
conserver les emails. Toutes atteindront
cependant le même objectif
via l’archivage automatisé des
emails : réduction des coûts de
gestion, optimisation des procédures
de back up, amélioration de
la productivité.