Pouvoir archiver, retrouver, consulter et rééditer tout document est crucial pour chaque entreprise. Ce besoin correspond à des obligations légales ou structurelles. Mais aussi à un souci d'économie : selon certaines études le coût d'un document non retrouvé peut atteindre 150 e et plus. La mise en place d'une GEIDE
Indexation et archivage
est un moyen de redéfinir
l’organisation en place. Une
analyse sérieuse sera une garantie
de réussite. Tous les documents de
l’entreprise sont concernés : documents
sortants/entrants, scannés,
en provenance de la bureautique et
de l’extérieur, lus et indexés automatiquement
ou par codes barres.
La manière d’archiver et de faciliter
les traitements ultérieurs est déterminante
dans la gestion commerciale,
administrative et comptable.
La sélection d’une solution opérationnelle
et évolutive est donc primordiale.
Une consultation ouverte
dans un format consultable à partir
de tous les postes comme le PDF
est particulièrement appréciée.
Généralement, il faut intégrer une
sécurisation des documents « sensibles
» par une gestion des accès
utilisateurs. CLASSER, ORGANISER,
GARANTIR, RETROUVER, sont
les mots importants.
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