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La fonctionnalité de recherche d’entreprise

Tech - Par iTPro - Publié le 24 juin 2010
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La fonctionnalité de recherche d’entreprise est l’une des grandes valeurs ajoutées de SharePoint Server. Techniquement, une fois l’infrastructure SharePoint mise en place, il suffit de configurer les chemins d’accès des sources à indexer (et, dans certains cas, un identifiant). Ces sources - et leurs permissions d’accès éventuelles - sont ensuite

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indexées selon une planification ajustable. Il ne reste plus alors aux utilisateurs qu’à accéder au portail pour effectuer des recherches par mots clés sur le contenu de ces sources d’information ; seules les sources dont l’utilisateur dispose de permissions d’accès sont affichées. SharePoint répond au besoin de recherche d’information par une présentation des résultats en fédérant les différentes sources d’information en fonction de ces permissions d’accès. Par ailleurs, le produit gère également la notion de « pertinence » et peut suggérer des recherches approchantes (exemple suggérer « synthèse » si vous recherchez « syntèse »).

Microsoft Office SharePoint Server conforte également sa position sur le marché en proposant des fonctionnalités répondant à de réels besoins métiers. Imaginons par exemple le cas de Nicolas, un directeur commercial, qui a demandé la création d’un site SharePoint pour stocker les ressources de son équipe. Un administrateur, via l’interface Web d’administration, crée un site en se basant sur un modèle de site d’équipe. Ensuite, Nicolas télécharge dans le site des documents marketing présentant les différentes offres commerciales ainsi que les prévisions de ventes. Une personne du département juridique télécharge pour sa part les modèles de contrats. Tous les documents étant gérés par le produit SharePoint, Nicolas sait que tous ses commerciaux utiliseront les dernières versions des différents modèles.

Nicolas donne à certains de ses commerciaux – Alexandre et Stéphanie – la possibilité de créer de nouveaux documents sur le site Web (de « contribuer »). Chaque commercial de l’équipe peut ensuite, s’il le souhaite, être prévenu automatiquement des modifications apportées aux documents qui les intéressent. Pour d’autres documents, considérés comme « sensibles », et regroupés dans une « librairie » particulière, c’est Thierry – un commercial senior – qui est en charge de valider des versions éditées par ses collaborateurs avant qu’elles ne soient publiées pour les autres. Le processus est nativement géré par SharePoint et comporte l’affectation automatique de tâches de validation. Afin de conserver un historique précis des modifications, chaque version de document est clairement identifiée par le site (par un numéro de version). Si une version antérieure d’un document comportait des informations pertinentes et supprimées depuis, il est toujours possible de visualiser la version de son choix et, si nécessaire, de restaurer ladite version (en version « n+1 », cette fois-ci). Même en cas de suppression accidentelle, SharePoint dispose d’une corbeille à deux niveaux : Le premier est accessible par les utilisateurs eux-mêmes (selon le principe de la corbeille du bureau Windows). La corbeille ayant une durée de péremption, passé ce délai, seul un administrateur du site peut repêcher le document dans le deuxième niveau.

Par ailleurs, afin de coordonner le travail de ses équipes, Nicolas met en place un calendrier d’équipe. Ce calendrier peut être synchronisé dans le client Outlook de ses collaborateurs itinérants. Ceux-ci peuvent également accéder directement au site de l’équipe via la fonctionnalité native de SharePoint qui permet de présenter les pages des sites pour navigateur mobiles. Bien entendu ces documents sont automatiquement indexés par le moteur de recherche de SharePoint. Si Nicolas veut retrouver tous les documents traitant de l’un de ses clients – la compagnie maritime Martin -, il lui suffit de saisir ce nom dans le moteur de recherche et la liste des documents dont le contenu contient « Martin » apparaît. Pour aller plus loin, Nicolas peut également décider d’intégrer dans son site SharePoint les données issues d’un outil interne de gestion des relations clientèle (de type « CRM ») et de son système financier.

Les fonctionnalités de cet exemple sont toutes fournies avec la version du produit Microsoft Office SharePoint Server. Il n’y a donc eu aucun cout supplémentaire pour des développements spécifiques, contrairement aux personnalisations souvent nécessaires lors de l’utilisation d’autres produits. L’intégration des composants SharePoint avec les produits Office (la majorité des fonctionnalités intéressantes liées à l’intégration d’office et de SharePoint fonctionne aussi avec la version d’office 2003.), l’expérience utilisateur, ainsi que la présentation de l’interface se rapprochent fortement de ce que les utilisateurs ont l’habitude d’utiliser. La partie formation des utilisateurs s’en trouve réduite et l’adoption de la technologie facilité.

Une autre fonctionnalité majeure de Sharepoint permet de fortement réduire le coût de possession : la corbeille à deux niveaux ; un niveau utilisateur et un autre pour les services informatiques permettent de restaurer des documents effacés depuis l’interface de Sharepoint directement sans devoir dérouler les bandes des unités de sauvegarde.

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