Le workflow avec SharePoint Designer 2010

la version 2007, et aussi rendus les workflows éventuellement indépendants d’une liste et donc réutilisables.
Pour démarrer SharePoint Designer, une option se trouve dans Actions du site de SharePoint 2010.

SharePoint Designer 2010 permet de tout administrer dans les sites SharePoint 2010, mais nous ne regardons aujourd’hui que l’aspect Workflows.

Le but est, après l’avoir modélisé, de mettre le workflow sous forme d’étapes avec des actions et des conditions.
Les conditions permettent de savoir ce qui va déclencher une action et sont soit nominatives, soit temporelles ou avancées comme par exemple sur l’état d’une colonne (métadonnée). Il est possible de mettre plusieurs conditions avec des ET logiques.

Les actions permettent de nombreuses fonctionnalités comme envoyer un courrier électronique, de déplacer ou copier un ficher d’une bibliothèque à une autre, assigner une tâche, modifier une colonne, modifier des permissions. Par rapport à la version précédente, il y a ici un véritable progrès en termes de richesse fonctionnelle.

On trouve des actions de listes avec des copies, des affectations de permissions, des actions d’attente, d’envoi de mail, d’arrêt de Workflow, de positionnement de variables, de manipulations de colonnes et même une action pour trouver le manager d’une personne.

On peut créer plusieurs étapes de manière simple et graphique en important un workflow depuis Visio 2010, l’export est également possible.

Un des reproches faits aux développements de Workflows avec SharePoint Designer 2007 était le fait que les flux étaient obligatoirement liés à une liste. Cela compliquait à la fois la maintenance et aussi la réutilisabilité des développements effectués. Il est toujours possible de procéder ainsi, mais il est maintenant possible de créer deux nouveaux types de flux :

Les flux de sites

Ce sont des flux créés et disponibles au niveau d’un site et non pas lié à une liste.

Les flux réutilisables

Ici, ce sont des flux non liés à une liste, éventuellement liés à un type de contenu et qui est développé indépendamment d’une liste. On doit utiliser dans ce cas, des colonnes de sites via le type de contenu.

Il est ensuite possible d’associer un workflow à une liste, le rendant ainsi disponible dans cette liste comme les workflows « classiques ».  Un autre gros progrès est l’impersonalisation, permettant d’effectuer une étape non pas dans le contexte de sécurité du demandeur du workflow, mais dans un contexte de sécurité supérieur, permettant alors à un workflow de faire ce qu’un utilisateur ne peut pas faire avec ses propres permissions.
Ceci est idéal pour copier des données vers un lieu sécurisé et non accessible à l’utilisateur par exemple.

Conclusion

Tout ceci permet aux administrateurs et concepteurs de sites SharePoint de programmer simplement des workflows répondant à de nombreuses demandes. Les gros progrès fonctionnels et de réutilisation des flux permettent d’adresser de nombreux cas. Il reste des solutions encore plus riches via Visual Studio et des Windows WorkFlow Fondations qui sont du ressort du développeur.

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