Mise en oeuvre du workflow d’approbation

Central Administration (Administration centrale), ajoutez un nouveau fournisseur de services partagés, si ce n’est déjà fait, puis redémarrez IIS pour implémenter les paramètres d’état de session.

Ouvrez votre bibliothèque de documents Reports, ouvrez Document Library Settings dans le menu Settings, puis dans la section Permissions and Management, cliquez sur Workflow Settings. MOSS fournit un modèle Approval workflow facile à mettre en oeuvre. Il suffit d’affecter un nom unique au workflow et de sélectionner un ou plusieurs déclencheurs, notamment l’ajout d’un nouveau rapport ou la modification d’un rapport existant.

Dans le cadre de la configuration de workflow, vous précisez si les utilisateurs travaillent sur leur tâche affectée d’une manière parallèle ou séquentielle et s’ils peuvent réaffecter leur tâche ou demander un changement avant la fin de la tâche. Vous pouvez aussi définir les utilisateurs désignés comme approbateurs et la séquence selon laquelle ils recevront la notification de leur tâche en cas de configuration d’un workflow séquentiel.

A titre de paramètre optionnel, vous pouvez, à titre informatif, notifier d’autres utilisateurs de l’affectation de workflow. Il est possible de définir une date butoir sous la forme d’une date spécifique si vous avez créé un workflow parallèle ou d’un nombre spécifique de jours ou de semaines si vous avez créé un workflow séquentiel. Avec l’une et l’autre approches, si vous avez activé la messagerie sur le serveur au niveau de la page Outgoing E-mail Settings de Central Administration, les utilisateurs recevront des rappels dès lors que leur tâche n’est pas terminée à la date butoir.

Lorsque vous avez configuré le workflow pour une bibliothèque de documents, toute activité consécutive qui déclenche le workflow en question génère un courrier adressé à tous les utilisateurs affectés pour un workflow parallèle ou au premier utilisateur d’un workflow séquentiel. Le courrier contient un lien vers le rapport à examiner et un bouton Edit This Task, pour ouvrir la page de tâche dans MOSS et permettre à l’utilisateur d’approuver ou de rejeter le rapport. Le workflow est terminé lorsque tous les utilisateurs ont accompli leurs tâches assignées et vous pouvez faire en sorte que le workflow mette à jour automatiquement le statut du rapport comme approuvé.

Lorsque des circonstances (rejet du rapport ou modification de celui-ci après le démarrage du workflow) empêchent les utilisateurs de terminer leurs tâches, il est possible de configurer le workflow afin qu’il s’annule de lui-même. Vous pouvez également toujours terminer manuellement le workflow en ouvrant le menu contextuel du rapport, en sélectionnant Workflows et en accédant au workflow à supprimer.

Les notifications de workflow permettent aux utilisateurs de collaborer au processus d’assurance qualité avant de mettre des rapports à la disposition de tout le monde. Mais quid des utilisateurs qui souhaitent être informés de la disponibilité d’un nouveau rapport ou de la modification de leur rapport favori ? Heureusement, il est inutile de configurer un système de notification pour ce groupe d’utilisateurs, car MOSS inclut un système d’alerte en libre-service. Vous pouvez néanmoins tester le système afin de montrer son fonctionnement à d’autres personnes. Pour en savoir plus sur la création d’alertes, consultez l’encadré Web exclusif « Creating Alerts », https://www.itpro.fr, Club Abonnés.