Pouvez-vous justifier les coûts ?

Par rapport aux trois premiers volets, cette partie est la plus facile. Commencez par créer une matrice de solutions comprenant les éléments suivants :

• nouveau matériel (achat ou location)
• modifications de l'existant : matériel, mémoire et stockage, y compris les micro-ordinateurs
• achats et mises à  niveau

des systèmes d’exploitation

logiciel système : sauvegarde, reprise, sécurité, performances, base de
données, etc. (sans perdre de vue que certaines solutions non-OS/400 demandent
des achats supplémentaires

achats et mises à  niveau des logiciels applicatifs

coûts des modifications ou des nouveaux développements

prix des contrats d’assistance logicielle

assistance supplémentaire pour l’équipement et/ou le logiciel existant
et nouveau, y compris les micro-ordinateurs

contrats de maintenance du matériel

On l’aura compris, il s’agit de déterminer le coût mensuel sur trois ans de la
solution que l’on est en train de développer ou d’acquérir. Cet étalement du coût
est utile parce que l’investissement initial ne représente pas la dépense globale
réelle. Le service comptable applique aux achats le principe de l’amortissement
étalé dans le temps. Mais, en même temps, la société débourse chaque mois des
sommes importantes consacrées aux nouvelles applications ou à  l’infrastructure
réseau : contrats de maintenance, personnel d’assistance supplémentaire, et autres.
Sans oublier d’autres dépenses mensuelles comme l’accès à  Internet et l’EDI (Echange
de Donnée Informatisé). Dans votre intérêt, considérez le choix de la solution
comme un engagement financier à  long terme.

Une fois retenues les solutions répondant aux besoins définis (comme mentionné
ci-dessus), il reste à  évaluer leurs coûts respectifs pour réduire encore la liste
des candidats. A moins de représenter une grande différence dans la comparaison,
le prix sera un critère moins important. Les étapes de sélection précédentes devraient
dégager deux ou trois finalistes répondants aux attentes des intéressés.