Scénario 3 : les utilisateurs dans les groupes de sites

s’effectue dans une interface WEB de Sharepoint ;
• Un champ spécial "assigné à" disponible au niveau des listes problèmes et tâches liste directement les utilisateurs positionné au niveau du site ;
• Demande d’accès à un site : possibilité d’ajouter directement des utilisateurs à un site via un lien contenu dans l’email de demande d’accès envoyé lors de la tentative d’accès par un utilisateur.
• Le lien pour accéder à la gestion des autorisations d’une liste n’est pas simple mais est réservé à un super utilisateur formé pour utiliser cette notion ;

Inconvénients :
• Difficulté de gestion à long terme: les animateurs ayant positionnés des utilisateurs doivent gérer les changements de fonctions et de droits au niveau de chaque collection de sites, de chaque site et de chaque liste si les héritages de permissions sont cassés ;
• L’administration des groupes ne peut pas se déléguer à tout utilisateur car nécessite des droits assez importants au niveau du site (droit de gérer les groupes de sites) ;
• Les utilisateurs ayant le droit de gérer ces groupes peuvent potentiellement se donner tous les droits (autopromotion) ;
• Flexibilité peu importante au niveau des listes et bibliothèques pour positionner des droits spécifiques ;

Pré requis :
• Bonne définition des groupes de sites ;

Conclusion : L’utilisation des utilisateurs dans les groupes de sites doit être utilisé dans le but de simplifier l’administration des sécurités et de la déléguer au maximum aux utilisateurs finaux.
Cependant cette délégation peut occasionner des coûts cachés en termes de maintenance à long terme ou en termes de contrôle de la sécurité.

De ce fait, le choix d’utiliser à outrance les utilisateurs dans les groupes de sites peut être fait uniquement dans le cas suivant :
• Sites temporaires (type travail sur un document, ou réunion)
• Sites à faible contenu
• Site à faible audience
• Sites hébergeant des documents dont la diffusion n’est pas un des éléments primordiaux