Dès lors que les sociétés utilisent des électrons pour imprimer les documents destinés au mailing, les développeurs de logiciels et leurs clients s'intéressent de plus près à la distribution des documents. Dès lors qu'un formulaire a été conçu et qu'une image a été créée, cette information peut circuler de différentes
Un ROI (retour sur investissement) qui tombe à pic
manières. Qu’un document soit distribué par courrier postal, email ou fax, ou qu’il soit placé sur un serveur pour être consulté
par des utilisateurs internes ou externes via le Web, il est disponible pour l’affichage et l’impression. En définissant des profils utilisateur, les
systèmes peuvent déterminer la manière dont chaque utilisateur final doit recevoir un document. Telle société souhaitera que toutes ses factures lui soient
envoyées par la poste. Telle autre préfèrera un procédé totalement électronique et sans papier, et donc les documents seront envoyés par e-mail. Une
troisième peut dire : « Nous recevons des milliers de factures par mois. Nous voulons recevoir les relevés par la poste, mais consulter les factures sur le
Web parce que nous ne voulons pas imprimer tout cela. »
Les logiciels actuels répondent favorablement en extrayant des documents à la volée dans les bases de donné des clients puis en contrôlant
le médium de sortie du document. On pourrait penser que des développements aussi sophistiqués grèvent lourdement le budget informatique. En réalité, le
logiciel de formulaires électroniques affiche un ROI très rapide – six mois ou moins dans la plupart des cas. Certaines sociétés affirment même amortir la
dépense dès le premier mois, grâce aux avantages suivants :
– élimination des formulaires pré-imprimés
– amélioration de l’exactitude
– accélération des processus de gestion et raccourcissement des délais de paiement
– accélération de l’extraction des documents
La distribution électronique des imprimés accélère le cycle de gestion. Naguère, on collait un timbre sur une facture qui restait jusqu’au
lendemain dans la corbeille départ. Aujourd’hui, la facture peut atteindre le client en quelques secondes. Certaines sociétés ramènent même leurs conditions
de paiement de 30 jours à 14 jours, du fait que les clients reçoivent les factures plus rapidement. De plus, il est difficile de rechercher efficacement dans
des classeurs des documents vieux de plusieurs années. Les documents électroniques peuvent rester online aussi longtemps que nécessaire et on peut les
rechercher d’après des critères simples, comme la date, le numéro de facture ou tout autre index. Leservice client est donc nettement amélioré.
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