Un ROI (retour sur investissement) qui tombe à  pic

manières. Qu’un document soit distribué par courrier postal, email ou fax, ou qu’il soit placé sur un serveur pour être consulté

par des utilisateurs internes ou externes via le Web, il est disponible pour l’affichage et l’impression. En définissant des profils utilisateur, les

systèmes peuvent déterminer la manière dont chaque utilisateur final doit recevoir un document. Telle société souhaitera que toutes ses factures lui soient

envoyées par la poste. Telle autre préfèrera un procédé totalement électronique et sans papier, et donc les documents seront envoyés par e-mail. Une

troisième peut dire : « Nous recevons des milliers de factures par mois. Nous voulons recevoir les relevés par la poste, mais consulter les factures sur le

Web parce que nous ne voulons pas imprimer tout cela. »

  Les logiciels actuels répondent favorablement en extrayant des documents à  la volée dans les bases de donné des clients puis en contrôlant
le médium de sortie du document. On pourrait penser que des développements aussi sophistiqués grèvent lourdement le budget informatique. En réalité, le

logiciel de formulaires électroniques affiche un ROI très rapide – six mois ou moins dans la plupart des cas. Certaines sociétés affirment même amortir la

dépense dès le premier mois, grâce aux avantages suivants :
– élimination des formulaires pré-imprimés
– amélioration de l’exactitude
– accélération des processus de gestion et raccourcissement des délais de paiement
– accélération de l’extraction des documents

  La distribution électronique des imprimés accélère le cycle de gestion. Naguère, on collait un timbre sur une facture qui restait jusqu’au
lendemain dans la corbeille départ. Aujourd’hui, la facture peut atteindre le client en quelques secondes. Certaines sociétés ramènent même leurs conditions

de paiement de 30 jours à  14 jours, du fait que les clients reçoivent les factures plus rapidement. De plus, il est difficile de rechercher efficacement dans

des classeurs des documents vieux de plusieurs années. Les documents électroniques peuvent rester online aussi longtemps que nécessaire et on peut les

rechercher d’après des critères simples, comme la date, le numéro de facture ou tout autre index. Leservice client est donc nettement amélioré.